HR & Office Manager

Ben jij de collega bij wie iedereen binnenloopt met een vraag, en die er ook echt een antwoord op heeft? Krijg je energie van een organisatie die op wieltjes loopt: lonen die kloppen, laptops die klaarstaan en kerstgeschenken die niemand vergeet?

Dan ben jij misschien de nieuwe collega die we zoeken!

Shipit is een toonaangevend Belgisch bedrijf in multimodaal transport, met een eigen vloot van binnenschepen en strategisch gelegen binnenvaartterminals. Achter elk schip en elke terminal staat een team dat goed omkaderd moet zijn. Daar kom jij in beeld.

Jouw rol

Jij bent de spil van ons kantoor. Je zorgt ervoor dat HR, administratie en de dagelijkse werking vlot verlopen, zodat je collega’s zich kunnen focussen op hun job. Je werkt zelfstandig en rapporteert aan onze Head of Finance. Voor complexe HR-dossiers kun je rekenen op een externe HR-partner.

HR & payroll

• Je verzorgt de maandelijkse loonverwerking in samenwerking met SD Worx: van input tot controle.
• Je coördineert de on- en offboarding van medewerkers, van contract en laptop tot badge en welkom.
• Je stelt arbeidsovereenkomsten en addenda op aan de hand van onze standaarddocumenten.
• Je beheert het verlof: tellers, vakantieattesten en een tijdige verlofplanning.
• Je ondersteunt aanwervingen: contact met interimkantoren en recruiters, opvolging van kandidaten in Recruitee en planning van gesprekken.
• Je organiseert de groeigesprekken: planning, voorbereiding en verwerking. De leidinggevenden voeren de gesprekken zelf.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor HR-vragen van collega’s.

Administratie & facility

• Je beheert het wagenpark, de telefonie en de verzekeringen.
• Je regelt de IT-kant van in- en uitdiensttredingen samen met onze IT-partner en houdt het overzicht van alle toestellen bij.
• Je verwerkt de inkomende post en regelt alle bestellingen.
• Je bent het aanspreekpunt voor leveranciers zoals de poetsfirma en de alarmcentrale.
• Je helpt het financiële team of ons management een handje bij met allerhande administratieve taken.
• En ja: jij speelt ook Sinterklaas, paashaas en kerstman voor het personeel.

Wat bieden we jou?

• Een veelzijdige, zelfstandige functie waarin geen twee dagen hetzelfde zijn.
• Een voltijds contract van onbepaalde duur. Op fulltime basis werk je 38 uur.
• Een competitief salaris, aangevuld met aantrekkelijke extra voordelen zoals deelname aan de collectieve bonus, maaltijd- en ecocheques, een hospitalisatie- en groepsverzekering en een gsm met abonnement.
• Een kantoor op Linkeroever, met een zonovergoten terras en zicht op de skyline van Antwerpen.

Requirements

Wie zoeken we?

• Je hebt minstens 3 jaar ervaring als office manager of in een vergelijkbare veelzijdige functie, waarvan aantoonbare ervaring met loonverwerking.
• Je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring.
• Je hebt ervaring met loonverwerking en HR-administratie. Kennis van SD Worx is een sterke troef.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Frans.
• Je werkt vlot met Office. Ervaring met Recruitee, Exact Online of een gelijkaardig pakket is een plus, en AI-tools schrikken je niet af.
• Je bent nauwkeurig en discreet, en je blijft rustig wanneer drie dingen tegelijk je aandacht vragen.
• Je bent een doener met energie: je ziet wat er moet gebeuren, en dan gebeurt het ook.

Geïnteresseerd?

Ben je geïnteresseerd in deze functie? Stuur dan je cv en motivatiebrief naar [email protected]. We kijken ernaar uit om jou te ontmoeten!