Shipping Coordinator, Paris

Fondée en 1744, Sotheby's est le leader mondial de la vente aux enchères dans les domaines de l'art et du luxe. Synonyme d'innovation, Sotheby's favorise l'accès, la connaissance et la préservation des œuvres d'art et des objets rares par le biais de ventes aux enchères, de ventes privées et de points de vente. Notre marché international s'appuie sur un réseau de spécialistes répartis dans 40 pays et couvrant 50 catégories telles que l'art contemporain, l'art moderne et impressionniste, les tableaux anciens, les arts d’Asie, les bijoux, les montres, les vins et spiritueux et le design, entre autres.

THE ROLE

Provide true expertise and high-quality service to our internal and external clients for all activities related to logistics and the transportation of artworks consigned for sale at Sotheby's by our clients, ensuring timely delivery while controlling costs and complying with the group's internal rules and current legislation. Work closely with our suppliers to implement and coordinate the movement of artworks, both domestically and internationally.

RESPONSIBLITIES

• Respond to and provide solutions for any requests regarding pre-sale transportation operations (imports to France, international transfers for sale, traveling exhibitions) as quickly and cost-effectively as possible while following company procedures.
• Assess and verify transportation needs (means of transport, type of packaging, etc.), request quotes from our suppliers, select the best option for our internal and external clients, and record and validate this information in the computer system.
• Whenever possible, organize group shipments to improve efficiency and reduce costs for Sotheby’s and the clients.
• For any accepted quote, contact service providers and give instructions regarding packaging, pickup, transport, and security.
• Ensure the smooth execution of local and international shipments, proactively identify and resolve any issues with carriers in a timely manner, and keep all relevant parties informed.
• Regularly communicate necessary information to the Manager for evaluating supplier performance and service levels.
• Ensure artworks are correctly imported/exported in compliance with applicable laws and regulations.
• Request the necessary documentation (licenses, CITES, etc.) within the required timeframes and follow up with various agencies (SMF/SLL/DRIEE, etc.).
• Regularize fixed tax and/or temporary admission procedures with customs and freight forwarders.
• Be responsible for obtaining and maintaining transportation and customs data and documents.

Due to the evolving nature of the business, the multi-skilled coordinator will primarily focus on managing pre-sale transportation but must be versatile within the transport team to provide support for post-sale transport management during peak periods and absences, ensuring continuity of customer service.

IDEAL EXPERIENCE & COMPETENCIES

• Higher education diploma in logistics and transport management and/or at least two years of professional experience in an international transport company, ideally specializing in luxury goods or art.
• Knowledge of transportation and the logistics chain, as well as packaging standards, means of transport, and national/international regulations and customs procedures.
• Excellent customer service skills, and proficiency in both written and spoken communication.
• Strong communication and teamwork skills.
• Good organizational skills and ability to prioritize.
• Ability to handle multiple simultaneous deadlines.
• Responsiveness and skill in simultaneous problem-solving.
• Fluent English is essential.
• Comfortable with computer tools, and familiarity with SAP software would be a plus.

LE POSTE

Apporter une véritable expertise ainsi qu’un service de haute qualité à nos clients internes et externes pour toutes les activités liées à la logistique et au transport des œuvres d’art confiées à Sotheby’s en vue de leur mise en vente. Garantir leur acheminement dans les délais impartis, dans le respect des coûts, des procédures internes du Groupe et de la réglementation en vigueur. Travailler en étroite collaboration avec nos prestataires afin de mettre en œuvre et coordonner les mouvements d’œuvres, tant au niveau national qu’international.

MISSIONS

• Répondre et apporter des solutions à toute demande relative aux opérations de transport avant-vente (importations en France, transferts internationaux pour vente, expositions itinérantes) dans les meilleurs délais, au meilleur coût et dans le respect des procédures de l’entreprise.
• Évaluer et vérifier les besoins liés à un transport (mode de transport, type d’emballage, etc.), solliciter des devis auprès de nos prestataires, sélectionner la solution la plus adaptée pour nos clients internes et externes, puis enregistrer et valider ces informations dans le système informatique.
• Organiser, dans la mesure du possible, des expéditions groupées afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réduire les coûts pour Sotheby’s et ses clients.
• Pour tout devis accepté, contacter les prestataires et leur transmettre les instructions relatives à l’emballage, l’enlèvement, le transport et la sécurité.
• Assurer le bon déroulement des transports nationaux et internationaux, identifier et résoudre de manière proactive tout problème rencontré avec les transporteurs, dans des délais raisonnables, tout en tenant les parties concernées informées.
• Communiquer régulièrement à son/sa Manager les informations nécessaires à l’évaluation des performances et du niveau de service des fournisseurs.
• Veiller à ce que les œuvres soient importées et exportées conformément aux lois et réglementations applicables.
• Effectuer les demandes de documentation requises (licences, certificats CITES, etc.) dans les délais impartis et assurer leur suivi auprès des différents organismes compétents (SMF, SLL, DRIEE, etc.).
• Assurer la régularisation de la taxe forfaitaire et/ou des procédures d’admission temporaire auprès des services douaniers et des transitaires.
• Être responsable de l’obtention, du suivi et de l’archivage des données et documents liés au transport et aux formalités douanières.

Compte tenu de l’évolution de l’activité, le/la Coordinateur(trice) Transport Polyvalent(e) interviendra principalement sur la gestion des transports avant-vente, tout en faisant preuve de polyvalence au sein de l’équipe Transport afin de soutenir les opérations de transport après-vente lors des périodes de forte activité ou en cas d’absence de collaborateurs, garantissant ainsi la continuité du service client.

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Diplôme de l’enseignement supérieur en logistique et gestion des transports et/ou au moins deux ans d’expérience professionnelle au sein d’une entreprise de transport internationale, idéalement spécialisée dans les secteurs du luxe ou du marché de l’art.
• Bonne connaissance du transport et de la chaîne logistique, ainsi que des normes d’emballage, des modes de transport, des réglementations nationales et internationales et des procédures douanières.
• Excellentes compétences en relation client et aisance à l’oral comme à l’écrit.
• Très bonnes capacités de communication et aptitude au travail en équipe.
• Sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités.
• Aptitude à gérer simultanément plusieurs échéances.
• Réactivité et capacité à résoudre plusieurs problématiques en parallèle.
• Anglais courant impératif.
• Maîtrise des outils informatiques ; la connaissance du logiciel SAP serait un atout.

Sotheby’s applique à tous ses recrutements un principe d'égalité des chances et considère tous les candidats à un emploi sans discrimination conformément aux dispositions du Code du Travail et aux valeurs de l’entreprise.