Werkstudent:in Process, Operations & Drive Enablement (m/w/d)

Einleitung

Startup Insider ist die führende Medien-, Daten- und Community-Plattform für das Startup-Ökosystem im deutschsprachigen Raum.

Mit täglichen Podcasts, Newslettern, Webinaren, Events und umfassenden Datenstrukturen verbinden wir Startups, Investoren, Talente und Partnerunternehmen.

Unser Ziel ist es, ein daten- und prozessgetriebenes Betriebssystem für das Ökosystem aufzubauen - intelligent, skalierbar und kontinuierlich lernend.

Um dieses Ziel zu erreichen, benötigen wir klare Abläufe, automatisierbare Prozesse, saubere Datenflüsse und ein strukturiertes Wissensmanagement.

Deine Rolle

Als Werkstudent:in im Bereich Process, Operations & Drive Enablementübernimmst du eine zentrale Rolle beim Aufbau des operativen Betriebssystems von Startup Insider.

Du arbeitest eng mit unserem CEO zusammen, analysierst alle Unternehmensprozesse, visualisierst Abläufe in Miro, dokumentierst sie in Airtable - und entwickelst klare Playbooks für alle Teams.

Ein zusätzlich entscheidender Bestandteil deiner Rolle ist die Neu-Organisation unseres Google Drive Systems:

Du definierst eine skalierbare Ordnerstruktur, klare Regeln für Dateiablage & Versionierung und sorgst dafür, dass Drive fest in alle Prozesse integriert wird.

Du gestaltest mit uns ein System, das Skalierung, Onboarding und Wissensmanagement nachhaltig verbessert.

Deine Aufgaben

A. Prozessanalyse & Discovery (ca. 35-40%)

• Strukturierte Interviews mit allen Teammitgliedern

• Erfassung aller relevanten Abläufe (Redaktion, Sales, CS, Podcast, Marketing etc.)

• Dokumentation von Inputs, Outputs, Tools, Engpässen

• Erstellung einer vollständigen Prozessliste für das ganze Unternehmen

B. Prozessvisualisierung in Miro (ca. 25-30%)

• Aufbau einheitlicher Prozessdiagramme (Swimlanes, Entscheidungen, Inputs/Outputs)

• Erstellung einer unternehmensweiten Prozesslandkarte

• Visualisierung teamübergreifender Abläufe (Sales → CS, Redaktion → Newsletter, Podcast etc.)

• Entwicklung von Templates & Standards für konsistente Darstellungen

C. Aufbau & Pflege der Airtable-Prozessdatenbank (ca. 20%)

• Strukturierung aller Prozesse in Airtable als Single Source of Truth

• Pflege von Prozess-Ownern, Zeitaufwand, Tools, Risiken, Scores

• Verknüpfung mit Miro, SOP-Dokumenten und später Loom-Video

• Vorbereitung der Grundlage für Automatisierungen

E. Erstellung von Playbooks & SOPs (ca. 10-15%)

• Aufbau klarer Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle Teams

• Dokumentation in Notion oder Google Docs

• Saubere, einheitliche SOP-Struktur für alle Abteilungen

Dein Profil

• Sehr strukturierte, systemische Denkweise

• Interesse an Organisation, Prozessen & Abläufen

• Freude am Visualisieren, Strukturieren & Optimieren

• Erfahrung im Aufbau von Google Drive Strukturen (großes Plus)

• Sicherer Umgang mit Tools wie Miro, Airtable, Google Drive

• Kommunikationsstärke & Neugier

• Interesse am Thema Führung

• Zuverlässigkeit, Diskretion & Ownership

Warum Startup Insider?

Warum diese Rolle außergewöhnlich ist

• Du gestaltest das interne Betriebssystem einer Medienplattform neu

• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung

• Du bekommst echte Ownership über zentrale Themen

• Du baust Strukturen, die über Jahre Bestand haben

• Du wirst zu einer wichtigen Vertrauensperson

• Du lernst Organisationsdesign in der Praxis

So läuft unser Bewerbungsprozess

2⃣ Fachgespräch - Interview mit dem Hiring Manager (Fokus: technische Skills & Projekte)

3⃣ Cultural-Fit-Interview - Gespräch mit Teammitgliedern (Fokus: Zusammenarbeit & Werte)

4⃣ Case Study - Kleine praxisnahe Aufgabe (z. B. Workflow mit n8n oder Make)

5⃣ Vertragsfinalisierung - Abschluss-Call zur Klärung aller Details

Interesse geweckt?