Assistant de direction (H/F)

A l’origine du métier de conseiller en gestion de patrimoine, l’UFF est leader de son marché depuis plus de 50 ans.

L’UFF commercialise l’ensemble des solutions patrimoniales, sélectionnées en architecture ouverte, et administre 12,7 milliards d’euros d’actifs conseillés pour le compte de ses 190 000 clients particuliers, professionnels et entreprises (dirigeants et personnes morales).

Présente partout en France, l’UFF compte plus de 1000 collaborateurs(trices), dont plus de 700 dédiés(es) au conseil.

Porteuse de fortes valeurs humaines, elle investit dans les compétences et les carrières de ses collaborateurs : 82% d’entre eux déclarent être fiers et satisfaits de travailler pour l’UFF, et 81% estiment avoir progressé professionnellement au sein de l’entreprise (enquête interne UFF de climat social 2021).

Engagée, l’UFF est signataire de la Charte de la diversité et de l’initiative #StOpE, contre le sexisme en entreprise.

MISSIONS PRINCIPALES

Organisation de l’agenda et de la boite mail

• Tenir et mettre à jour l’agenda
• Planifier des réunions, rencontres, déjeuners...
• Gérer et suivre la messagerie alerter sur les sujets urgents et importants avec un éventuel retour aux expéditeurs
• Traitement de certains mails en direct (en lien avec l’agenda) après avoir fait le point sur le sujet. Mise à jour et classement de la messagerie après traitement

Gestion des réunions

• Participer aux Comités de direction du pôle élaborer de l’ordre du jour collecter des présentations à ajouter sur SharePoint et rédiger des relevés de décision
• Préparer les réunions périodiques comme les comités projets CSE
• Trier, traiter, classer et l’archiver les documents importants
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi tableaux de bord, indicateurs, reporting etc

Administratif

• Traiter l’arrivée du courrier
• Gérer les notes de frais
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité de livraisons
• Traiter les factures
• Traiter les informations importantes

Préparation et suivi de dossiers

• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant documentation interne, rapports d’activité, notes diverses pour les réunions, etc
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels
• Rédiger des supports de communication notes, correspondances, reporting rapports, comptes rendus, présentations, discours internes et externes

Vous avez une expérience significative sur un poste d'assistanat de direction ou de coordination administrative.

Vous maîtrisez les techniques de communication écrite et orale ainsi que les outils bureautiques et de mise en forme de documents.

Softskills :

• Organisé(e) : capacité à gérer des agendas complexes, à suivre plusieurs dossiers simultanément et à assurer un haut niveau de qualité dans le traitement des tâches administratives.
• Excellentes qualités rédactionnelles, vous savez rédiger des documents professionnels, synthétiser l'information et communiquer efficacement avec de multiples interlocuteurs. Vous êtes à l'aise dans la gestion des priorités, le respect des délais et la planification d'activités ou de projets.
• Discret(e) et fiable, vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialité. Vous savez travailler en autonomie tout en étant pleinement engagé(e) dans les objectifs et les valeurs de l'entreprise.

• Contrat : CDI
• Statut : Cadre
• Démarrage : 1 décembre 2026
• Avantages : prime vacances, primes d'intéressement et participation, PEG, prime retraite supplémentaire, mutuelle, tickets restaurant