ASSISTANT ADMINISTRATIF

Dans le cadre du développement de ses activités dans le secteur du BTP-Construction, notre entreprise recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour appuyer la gestion quotidienne des opérations administratives liées aux chantiers, aux équipes terrain et aux services supports. Le poste s’adresse à un profil de niveau Terminale, titulaire d’un BT, idéalement en secrétariat, gestion administrative ou équivalent, avec une bonne capacité d’organisation et une aisance dans le suivi documentaire. Rattaché(e) à l’administration, l’Assistant(e) Administratif(ve) participe à la bonne circulation des informations entre le siège, les conducteurs de travaux, les chefs de chantier, les fournisseurs et les sous-traitants. Il/elle veille à la mise à jour des dossiers de chantier, au classement des documents techniques et administratifs, ainsi qu’au suivi des courriers, des bons de commande, des factures et des pièces de réception. Le poste exige rigueur, discrétion et sens du service dans un environnement où les délais, la coordination et la traçabilité des documents sont essentiels. Ce poste convient particulièrement à une personne méthodique, capable de travailler dans un environnement dynamique du BTP, avec une bonne maîtrise des outils bureautiques et une réelle volonté de contribuer à l’efficacité administrative des projets de construction.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, fournisseurs, partenaires et équipes de chantier.
• Gérer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs et des dossiers de chantier.
• Saisir, enregistrer et suivre les courriers, notes de service, bons de commande, bons de livraison et factures.
• Préparer les dossiers administratifs liés aux chantiers : autorisations, attestations, pièces fournisseurs, documents de sous-traitance.
• Appuyer le suivi des commandes de matériaux, du pointage des livraisons et de la réception des pièces justificatives.
• Contribuer à la collecte et à la transmission des éléments de suivi des équipes terrain : présences, absences, feuilles de pointage, rapports journaliers.
• Participer à la rédaction de courriers, comptes rendus, tableaux de suivi et documents internes.
• Assurer le suivi administratif des contrats, avenants, factures et situations de travaux en lien avec la hiérarchie.
• Mettre à jour les tableaux de bord administratifs relatifs aux chantiers, aux fournisseurs et aux sous-traitants.
• Veiller à la bonne circulation des documents entre le siège, les chantiers et les différents interlocuteurs externes.
• Appliquer les procédures internes de classement, de validation et de confidentialité des informations.
• Effectuer toute autre tâche administrative relevant de sa fonction dans le cadre des activités BTP-Construction.

• Niveau d’étude requis : Terminale.
• Être titulaire d’un diplôme de BT, de préférence en secrétariat, assistant de gestion, gestion administrative ou domaine similaire.
• Bonne présentation, sens de l’accueil et aisance relationnelle.
• Capacité à travailler dans un environnement BTP-Construction, avec des interlocuteurs terrain et bureau.
• Rigueur, organisation, réactivité et sens des priorités.
• Maîtrise du français écrit et oral.
• Bonne capacité à gérer plusieurs tâches administratives simultanément.
• Sens de la discrétion et respect de la confidentialité des documents.
• Être de sexe féminin ou masculin, sans discrimination, selon l’égalité des chances et les besoins du service.
• Disponibilité immédiate ou à court terme appréciée.

• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, Outlook et saisie de documents administratifs.
• Connaissance des documents courants du BTP : bons de commande, bons de livraison, factures, situations de travaux, feuilles de pointage, rapports de chantier.
• Capacité à gérer le classement physique et numérique des dossiers de chantier.
• Notions de suivi administratif des fournisseurs, sous-traitants et prestataires.
• Connaissance des procédures de réception, de circulation et d’archivage des pièces administratives.
• Maîtrise des techniques de rédaction de courriers professionnels et de comptes rendus simples.
• Aisance dans le suivi des tableaux Excel de base pour le pointage, les commandes et les échéances.
• Bonne compréhension du vocabulaire du secteur BTP-Construction : chantier, attachement, réception, livraison, sous-traitance, approvisionnement, planning.
• Capacité à assurer le suivi administratif des dossiers en lien avec les conducteurs de travaux et chefs de chantier.
• Notions de base en gestion documentaire et en organisation administrative d’entreprise.