Секретарь-делопроизводитель

В Уральскую государственную консерваторию имени М. П. Мусоргского требуется секретарь-делопроизводитель ректора.

Мы ищем организованного, ответственного и дипломатичного специалиста, который станет «лицом» приемной руководителя, обеспечит четкий документооборот и создаст комфортную рабочую атмосферу в административном сердце консерватории.

Обязанности

• Комплексное обеспечение и планирование рабочего дня руководителя:

• Формирование, корректировка и контроль выполнения ежедневного рабочего графика ректора.
• Координация, организация и подготовка внутренних и внешних встреч, совещаний, переговоров, а также личного приема граждан

• Полное ведение централизованного документооборота приемной:

• Прием, первичная обработка, регистрация и распределение всей поступающей входящей и исходящей корреспонденции (как на бумажных носителях, так и по электронной почте).
• Подготовка документов к докладу руководителю, составление сопроводительных писем, ответов на запросы и других информационных материалов по поручению ректора.
• Систематизация и архивное хранение документов текущего года в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

• Сквозной контроль исполнения документов и поручений:

• Постановка документов, приказов высших инстанций, писем и личных резолюций ректора на контроль исполнения.
• Отслеживание сроков и качества выполнения поручений руководителями структурных подразделений консерватории.
• Сбор отчетных материалов от исполнителей, проверка их соответствия требованиям и своевременное информирование ректора о ходе выполнения задач.

• Управление информационными потоками и коммуникациями приемной:

• Прием и фильтрация телефонных звонков, поступающих на имя ректора, оперативное перенаправление обращений компетентным сотрудникам.
• Встреча посетителей приемной, создание условий для комфортного ожидания, соблюдение протокола и высокого уровня делового гостеприимства.

• Организационно-техническое сопровождение коллегиальных органов и совещаний:

• Оповещение участников о дате, времени и повестке дня заседаний под председательством ректора.
• Сбор, проверка готовности и тиражирование необходимых информационно-аналитических материалов к совещаниям.
• Ведение, оформление, согласование и рассылка протоколов заседаний, фиксация принятых решений.

Требования к кандидату

• Образование: строго высшее образование (преимуществом будет гуманитарное, филологическое или в сфере культуры и искусства).
• Опыт работы: от 3 лет в должности секретаря, помощника руководителя или делопроизводителя (опыт в сфере высшего образования или культуры будет огромным плюсом).
• Высокий уровень владения ПК и программным обеспечением:

• Уверенная и быстрая работа в пакете MS Office (высокий уровень владения Word, Excel, PowerPoint), навыки форматирования сложных документов и создания презентаций.
• Свободное ориентирование в интернет-браузерах, почтовых клиентах и облачных сервисах.

• СЭД (Системы электронного документооборота):

• Отличные практические навыки работы в современных СЭД (например, 1С:Документооборот, ДЕЛО, Тезис или аналогичных ведомственных системах).
• Понимание логики электронного согласования, маршрутизации и архивирования документов.

• Оргтехника:

• Уверенные навыки работы со всей современной офисной техникой (многофункциональные устройства, сканеры, принтеры, переплетные машины, системы видео-конференц-связи).
• Умение оперативно решать базовые технические задачи (сканирование в разных форматах, потоковое копирование документов).

• Грамотность: безупречный русский язык (устный и письменный), глубокое знание правил делового этикета и корпоративной переписки.
• Личные качества: высокая исполнительская дисциплина, стрессоустойчивость, тактичность, умение работать в режиме многозадачности и с конфиденциальной информацией.

Условия работы

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ с первого дня.
• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00 (суббота, воскресенье - выходные).
• Место работы: исторический центр города, комфортное рабочее место в здании консерватории.

Бонусы: работа в творческой, интеллигентной атмосфере среди музыкантов и деятелей искусств, возможность посещать внутренние концерты консерватории.