Office Manager

Als Office Manager zorg jij ervoor dat alles rondom onze kantooromgeving goed georganiseerd is. Je bent het centrale aanspreekpunt voor facilitaire en organisatorische zaken en zorgt ervoor dat medewerkers, klanten en bezoekers kunnen rekenen op een professionele, gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving.

Je coördineert externe dienstverleners, zoals schoonmaak, catering, onderhoud en technische partijen, en houdt in de gaten of afspraken goed worden uitgevoerd. Ook organiseer je interne en externe bijeenkomsten, personeelsactiviteiten, teamdagen, jubilea en onboardingmomenten.

Je werkt zelfstandig, houdt overzicht en ziet wat er moet gebeuren. Kom je iets tegen dat slimmer of beter kan? Dan bespreek je dit met de betrokken collega’s en pak je de verbetering praktisch op. Zo zorg je iedere dag voor een prettige en goed georganiseerde werkomgeving.

Jouw werkzaamheden

• Coördineren van externe dienstverleners en bewaken van gemaakte afspraken;
• Verzorgen van een representatieve, gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving;
• Coördineren van onderhoud, facilitaire werkzaamheden en het opvolgen van storingen;
• Beheren en afstemmen van agenda’s en vergaderruimten;
• Verzorgen van zakelijke correspondentie en administratieve ondersteuning;
• Organiseren van personeelsactiviteiten, teamdagen, jubilea en onboardingmomenten;
• Voorbereiden en organiseren van interne en externe bijeenkomsten en ontvangsten;
• Fungeren als aanspreekpunt voor facilitaire en organisatorische vragen;
• Signaleren van praktische verbetermogelijkheden en deze samen met collega’s oppakken.

Je bent organisatorisch sterk en vindt het prettig om verschillende werkzaamheden tegelijkertijd te coördineren. Je werkt zelfstandig binnen gemaakte afspraken, houdt overzicht en weet goed wat prioriteit heeft.

Je bent servicegericht, maar durft ook duidelijk te zijn. Je spreekt leveranciers aan op gemaakte afspraken en schakelt tijdig met collega’s wanneer dat nodig is. Daarnaast zie je waar zaken beter of efficiënter kunnen en kom je zelf met praktische voorstellen.

Verder neem je mee:

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau;
• Ervaring in een facilitaire, administratieve, hospitality- of office managementfunctie;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal;
• Goede beheersing van Microsoft Office;
• Een zelfstandige en gestructureerde manier van werken;
• Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden;
• Een servicegerichte en praktische instelling;
• Het vermogen om overzicht te houden en prioriteiten te stellen.

Je gaat aan de slag binnen de shared afdeling van Koning & Hartman en Axians Telecom in Zoetermeer. Vanuit deze afdeling ondersteunen we beide organisaties en de verschillende business units op het gebied van centrale en ondersteunende dienstverlening.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• Een salaris tussen € 2.900 en € 3.700 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van kennis en ervaring;
• Een parttime functie van 24 tot 32 uur per week, verdeeld over 3 tot 5 werkdagen;
• Een afwisselende functie met veel zelfstandigheid en ruimte om je werkzaamheden zelf goed te organiseren;
• 24 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband, naar rato van je contract, met de mogelijkheid om vakantiedagen bij te kopen;
• Goede opleidingsmogelijkheden via de VINCI Energies Academy, KH Academy en GoodHabitz;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een gunstige pensioenregeling;
• Een informele werksfeer met korte lijnen, waarin autonomie, verantwoordelijkheid, vertrouwen, ondernemerschap en solidariteit centraal staan;
• Bij indiensttreding dient een VOG te worden overlegd.