Asistente Administrativo

Propósito del puesto:

Proporcionar apoyo administrativo y operativo a la oficina, coordinando y dando seguimiento a actividades básicas de administración, logística y soporte que contribuyan al funcionamiento ordenado de la organización, en coordinación con el supervisor y las áreas correspondientes. El puesto requiere mantener registros precisos, dar seguimiento oportuno a las actividades asignadas, priorizar los pendientes administrativos y mantener una comunicación efectiva con los distintos equipos de la organización para asegurar el cierre adecuado de cada solicitud. Asimismo, brindar apoyo al asistente de la cadena de suministro en actividades específicas relacionadas con materiales, herramientas, inventarios y el almacén, sin asumir la responsabilidad principal de dichas funciones.

 Requisitos para el puesto:

Licenciatura en áreas económico-administrativas.

Habilidad de conducción de vehículos preferente

Experiencia previa en actividades administrativas o funciones similares.

Dominio de software paquetería de oficina y sistemas de información

Capacidad para mantener registros físicos y electrónicos de manera organizada y precisa.

Buena comunicación oral y escrita.

Capacidad para trabajar en equipo.

Capacidad para cumplimiento en tiempo de actividades y metas

Capacidad para manejar información confidencial.

Disponibilidad para realizar actividades administrativas y operativas que requieran movilidad local.

Competencias para el puesto:

Organización.

Responsabilidad.

Administración del tiempo.

Capacidad de seguimiento.

Trabajo en equipo.

Comunicación efectiva.

Iniciativa.

Resolución de problemas.

Honestidad e integridad.

Adaptabilidad.

Actitud de servicio.

Responsabilidades principales:

1. Coordinación básica de la oficina

Apoyar en la elaboración, captura, organización y archivo de documentos administrativos.

Coordinar la agenda básica de actividades administrativas de la oficina, incluyendo la recepción de solicitudes internas, el registro de pendientes, la canalización con las áreas responsables y la actualización del estado de cada actividad hasta su cierre.

Llevar el control básico de insumos de oficina, papelería, suministros de limpieza y otros recursos administrativos, identificando las necesidades de reposición y solicitando oportunamente las autorizaciones correspondientes.

Apoyar en la coordinación básica de reuniones, visitas y actividades en la oficina, incluyendo la preparación de espacios, el control de asistencia cuando corresponda, la recepción de visitantes y el apoyo logístico antes, durante y después de las actividades.

Coordinar, cuando corresponda, con proveedores o con el personal responsable de mantenimiento para programar visitas, confirmar avances y dar seguimiento a la atención de los servicios de oficina.

Mantener organizados y actualizados los archivos físicos y electrónicos.

Apoyar en la preparación de reportes, formatos y documentos administrativos.

Recibir, registrar y canalizar la correspondencia y la documentación de la oficina.

Responder y canalizar llamadas telefónicas de manera profesional y cordial.

Apoyar en la coordinación y seguimiento de actividades administrativas.

Dar seguimiento a las solicitudes administrativas asignadas por el supervisor.

Mantener la confidencialidad de la información y la documentación de la organización.

2. Apoyo a Cadena de Suministro y Almacén

Brindar apoyo al asistente de la cadena de suministro en actividades relacionadas con el almacén y los inventarios.

Apoyar en la recepción, organización y entrega de materiales, herramientas y equipos cuando se requiera.

Apoyar en la captura y la actualización de información relacionada con los inventarios.

Apoyar en la documentación de entradas, salidas, entregas y devoluciones de materiales.

Apoyar en la revisión física de materiales, herramientas y equipos al momento de su entrega y devolución.

Apoyar en la elaboración de reportes de incidencias relacionadas con materiales o inventarios.

Apoyar en la organización física del almacén cuando se requiera.

3. Compras y cotizaciones

Apoyar en la realización de compras para el uso de la oficina, de acuerdo con las autorizaciones correspondientes.

Solicitar cotizaciones de materiales, reparaciones, servicios y otros requerimientos administrativos.

Organizar y presentar las cotizaciones recibidas para facilitar la revisión y la autorización.

Dar seguimiento a pedidos y servicios cuando se requiera.

Mantener organizada la documentación relacionada con las compras y los proveedores.

4. Mantenimiento y servicios de oficina

Apoyar en el seguimiento de los servicios de mantenimiento de las instalaciones, vehículos, equipos y otros recursos de la oficina.

Apoyar en la implementación de sistemas de administración y control del programa país

Coordinar, cuando corresponda, con los proveedores o con el personal responsable de mantenimiento.

Reportar oportunamente daños, fallas o necesidades de reparación.

Apoyar en la documentación y el seguimiento de las reparaciones y los servicios realizados.

Apoyar al personal correspondiente en la conservación y el adecuado funcionamiento de los recursos de la oficina.