Operations Executive

Estamos procurando um Operations Executive para se juntar ao time de consultoria da WGSN. Esse cargo é uma nova função essencial na equipe da WGSN Mindset, sediada no Brasil e dedicada a dar suporte à região da América Latina. Subordinado ao Gerente Sênior de Operações, com sede em Londres, esse cargo atua como uma ponte fundamental entre as operações da América Latina e a sede global. O Executivo de Operações atua como facilitador de informações, garantindo relatórios precisos, fluxos de trabalho diários contínuos e uma gestão otimizada de recursos. Ao assumir a responsabilidade pelo planejamento de capacidade, pela elaboração de relatórios mensais de KPIs e pelos processos administrativos, esta função capacita a equipe da América Latina a operar com eficiência e a se concentrar na prestação de serviços aos clientes, mantendo um forte alinhamento com os padrões operacionais globais.

Responsabilidades principais

• Comunicação e Facilitação com a Sede: Trabalhar em estreita colaboração e se comunicar de forma eficaz com a sede em Londres, atuando como principal facilitador de informações e garantindo relatórios precisos e oportunos para a região da América Latina.
• Relatórios de KPIs e Acompanhamento de Oportunidades: Apresentar relatórios mensais precisos sobre os KPIs da Mindset (incluindo faturamento, receita, custos, Valor Médio do Pedido (AOV) e alocação trimestral do faturamento para cálculos de comissão). Realizar acompanhamento semanal da geração de oportunidades.
• Planejamento de Capacidade e Recursos: Gerenciar e manter o Planejador de Capacidade, garantindo que ele funcione como um documento dinâmico, atualizado diariamente, para evitar gargalos de recursos e assegurar uma alocação tranquila dos projetos.
• Gerenciamento de Planilhas de Horas: Supervisionar o processo de envio das planilhas de horas, garantindo que todos os membros da equipe da LATAM Mindset preencham os registros de forma completa e precisa.
• Contratação e Administração Jurídica: Trabalhar em parceria com consultores para garantir que o processo de validação fiscal junto ao departamento financeiro seja totalmente concluído antes da emissão formal de qualquer contrato.
• Coordenação de Fornecedores e Profissionais Autônomos: Atuar como principal ponto de contato para fornecedores externos e profissionais autônomos. Isso inclui obter cotações, garantir que os contratos corretos estejam em vigor, preparar e enviar ordens de compra e coordenar com a equipe financeira para processar os pagamentos com precisão e pontualidade.

Habilidades, Experiência e Qualificações Preferíveis

• Experiência: 3+ anos de experiência em operações comerciais, gestão de projetos ou coordenação de equipes, de preferência em uma agência, empresa de consultoria ou ambiente B2B.
• Comunicação bilíngue: Excelentes habilidades de comunicação escrita e oral em inglês e português para colaborar de forma eficaz com a equipe local da América Latina e a sede global em Londres.
• Conhecimentos financeiros e de dados: Experiência comprovada em administração financeira básica, entrada de dados e acompanhamento de KPIs. Facilidade no manuseio de números, etapas de validação tributária e elaboração de relatórios de custos.
• Habilidades organizacionais: Atenção excepcional aos detalhes e sólidas habilidades de gerenciamento de tempo. Capacidade de priorizar de forma independente uma carga de trabalho variada e lidar com múltiplas tarefas simultaneamente em um ambiente dinâmico.
• Colaboração: Uma pessoa que trabalha bem em equipe e de forma proativa, com capacidade de estabelecer relações colaborativas em diferentes fusos horários e contextos culturais.
• Competência técnica: Proficiência no Microsoft Office e no Google Workspace (Docs, Sheets, Slides). Familiaridade com Slack, Salesforce, Oracle ou Netsuite é uma grande vantagem.

Métricas de sucesso dos primeiros 12 meses

• Estabelecer uma rotina de conformidade para o envio semanal das planilhas de horas trabalhadas em toda a equipe da LATAM Mindset.
• Integrar perfeitamente a cadência de atualizações diárias do Capacity Planner, proporcionando visibilidade em tempo real para o Gerente Sênior de Operações.
• Reduzir atrasos na emissão de contratos, garantindo que todas as validações fiscais e ordens de compra sejam processadas de forma proativa.
• Otimizar o processo de integração e pagamento de freelancers, eliminando gargalos nos pagamentos por meio de parcerias sólidas com o departamento financeiro.