ASSISTANT ADMINISTRATIF

L’Assistant(e) Administratif(ve) assure le support administratif et organisationnel du département. Il/Elle contribue au bon fonctionnement quotidien des activités à travers la gestion des documents, le suivi des dossiers, la coordination des réunions et la mise à jour des informations administratives.

RESPONSABILITES ET TACHES

1- Gestion administrative et documentaire
• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des documents administratifs,
• Préparer, mettre en forme et suivre les courriers, rapports et documents du département,
• Assurer le suivi des dossiers et des documents en cours,
• Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi.

2- Organisation et coordination
• Organiser les réunions, rendez-vous et agendas du responsable,
• Préparer les supports et documents nécessaires aux réunions,
• Assurer le suivi des actions et échéances définies,
• Faciliter la circulation des informations entre les différents interlocuteurs du département.

3- Support aux activités opérationnelles
• Assurer le suivi administratif des activités et interventions du département,
• Collecter et consolider les informations transmises par les équipes,
• Effectuer les relances nécessaires auprès des différents interlocuteurs,
• Signaler les dossiers incomplets, en attente ou nécessitant une attention particulière.

4- Accueil et communication
• Assurer l’accueil physique et téléphonique,
• Réceptionner, traiter et orienter les appels, courriers et courriels,
• Assurer une communication professionnelle avec les collaborateurs, clients, partenaires et prestataires.

• Bac+2 en Administration, Gestion, Secrétariat, Assistanat de direction ou domaine connexe,
• 2 ans minimum dans un poste administratif ou d’assistanat,
• Maîtriser la gestion documentaire, le suivi administratif et les outils bureautiques,
• Faire preuve de rigueur, d’organisation, de réactivité et disposer d’un bon relationnel,
• Bonne maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et des outils de communication professionnelle.