Operations Manager

Résumé du poste :

Le/La Responsable des opérations est chargé(e) de gérer et/ou de coordonner la majorité des fonctions opérationnelles suivantes : Ressources humaines (RH), logistique, achats, administration, gestion du parc automobile, technologies de l’information et de la communication (TIC) et audit, en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) visant à servir les populations pauvres et vulnérables.

Le/La Responsable des opérations promeut une gestion responsable des ressources, contribue à garantir une conformité fondée sur les principes, identifie de manière proactive les risques et, sous supervision, conduit des améliorations opérationnelles.

Role et responsabilités clés :

• Gérer ou coordonner les fonctions opérationnelles - systèmes, processus et effectifs - afin de respecter les normes de CRS, les exigences des bailleurs de fonds et les réglementations locales, tout en soutenant une programmation de haute qualité. Collaborer avec les responsables de programmes afin de garantir des dépenses appropriées des projets, conformes aux plans financiers et à une bonne gestion des ressources matérielles.

• Coordonner et suivre les opérations quotidiennes afin de garantir que les services de soutien soient fournis avec efficacité et un haut niveau de qualité. Identifier et contribuer à résoudre les défis affectant la bonne gestion et l’utilisation optimale des actifs et ressources des programmes (financiers, humains et matériels). Gérer de manière proactive la sécurité et atténuer les risques sécuritaires.

• Gérer et superviser efficacement les talents. Gérer la dynamique d’équipe et le bien-être du personnel. Fournir du coaching, élaborer des plans de développement individuels adaptés de manière stratégique et assurer la gestion de la performance des supervisés directs. Évaluer et suivre les performances afin de garantir des capacités suffisantes pour soutenir une programmation de haute qualité.

• Fournir des orientations sur les processus internes d’approbation des dépenses, le suivi des dépenses et les ajustements budgétaires, conformément aux besoins opérationnels et programmatiques et aux exigences des bailleurs de fonds.

• Contribuer à une dotation adéquate du Programme Pays (CP) au sein du Bureau de Goma et au respect des systèmes, politiques et pratiques RH favorisant une culture de haute performance, le développement et la rétention du personnel. Aider à garantir une administration du personnel de qualité et un environnement de travail reflétant véritablement les principes directeurs de l’organisation.

• Coordonner la conformité aux exigences de l’organisation, des bailleurs de fonds et aux lois et réglementations locales à travers des contrôles périodiques des systèmes, ainsi que la revue et l’évaluation des politiques et procédures opérationnelles. Coordonner les réponses aux problèmes issus des audits internes et externes et fournir des orientations pour la mise en œuvre des améliorations.

• Contribuer au maintien de conditions favorables à l’apprentissage : créer un environnement sûr pour le partage d’idées, de solutions et de difficultés, et disposer de la capacité à détecter, analyser et répondre rapidement aux insuffisances mineures. Identifier les besoins en renforcement des capacités et fournir des orientations aux équipes projets et aux partenaires, y compris à travers l’apprentissage inter-départemental.

• Collaborer avec le SCM Manager, pour s’assurer que les PMs reçoivent l’appui nécessaire du côté de l’équipe des achats, de la logistique et de la charroi automobile. Appuyer le security Manager en partageant les informations sécuritaires.

• Représenter CRS au niveau des réunions tenues dans les provinces Nord et Sud Kivu en cas de demande de la Country Manager,

Qualifications requises :

• Licence (Bachelor) en administration des affaires, finance, comptabilité ou dans tout autre domaine pertinent.

• Minimum de 2 à 3 ans d’expérience professionnelle dans les domaines de la finance, des ressources humaines, de la logistique ou de l’administration, à un poste d’agent ou de soutien, avec des responsabilités progressives.

• Une formation supplémentaire peut remplacer une partie de l’expérience ; une expérience supplémentaire peut remplacer une partie de la formation.

Qualifications souhaitees :.

• Master souhaité.

• Une expérience en gestion est un atout.

• Une expérience au sein d’une ONG est souhaitée.

• Bonne compréhension des systèmes financiers, y compris l’expérience en budgétisation et en analyse budgétaire/des dépenses.

• Connaissance des logiciels comptables SunSystems et Vision ou d’un logiciel de reporting financier similaire est un atout.

• Connaissance des réglementations de plusieurs bailleurs publics, y compris l’USAID, est un atout.

• Expérience et compétences en gestion du personnel favorisant un environnement d’apprentissage.

Connaissances, compétences et aptitudes :

• Maîtrise de la suite MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio), des applications de visioconférence et des systèmes de gestion de l’information et du budget.
• Bonnes capacités stratégiques, analytiques, de pensée systémique et de résolution de problèmes, avec une aptitude à porter des jugements et à prendre des décisions éclairées.
• Bonnes compétences en gestion des relations et capacité à travailler de manière collaborative.
• Conduite éthique conforme aux codes d’éthique professionnels et organisationnels reconnus.
• Attitude proactive, ingénieuse, orientée vers les solutions et les résultats.

Langues requises:Français ; Anglais un plus

Déplacement : doit être disposé(e) et capable de voyager jusqu’à 20 %.

Responsabilités de supervision : OuiQualifications souhaitées:

• Master souhaité.

• Une expérience en gestion est un atout.

• Une expérience au sein d’une ONG est souhaitée.

• Bonne compréhension des systèmes financiers, y compris l’expérience en budgétisation et en analyse budgétaire/des dépenses.

• Connaissance des logiciels comptables SunSystems et Vision ou d’un logiciel de reporting financier similaire est un atout.

• Connaissance des réglementations de plusieurs bailleurs publics, y compris l’USAID, est un atout.

• Expérience et compétences en gestion du personnel favorisant un environnement d’apprentissage.

Connaissances, compétences et aptitudes :

• Maîtrise de la suite MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio), des applications de visioconférence et des systèmes de gestion de l’information et du budget.
• Bonnes capacités stratégiques, analytiques, de pensée systémique et de résolution de problèmes, avec une aptitude à porter des jugements et à prendre des décisions éclairées.
• Bonnes compétences en gestion des relations et capacité à travailler de manière collaborative.
• Conduite éthique conforme aux codes d’éthique professionnels et organisationnels reconnus.
• Attitude proactive, ingénieuse, orientée vers les solutions et les résultats.

Langues requises:Français ; Anglais un plus

Déplacement : doit être disposé(e) et capable de voyager jusqu’à 20 %.

Responsabilités de supervision : Oui