ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

À propos duCarrefour jeunesse-emploi Charlesbourg Chauveau

Au CJE Charlesbourg-Chauveau, nous sommes convaincus que chaque personne a le potentiel de réussir. Depuis 1996, notre équipe accompagne les jeunes de 15 à 35 ans dans leur parcours vers l’autonomie personnelle, sociale et professionnelle. Notre organisation repose sur une approche collaborative, une gestion structurée et une qualité de service élevée.

Mission

L'adjoint(e) administratif(ve) assure un rôle central de soutien administratif, organisationnel et logistique auprès de la direction, de l'équipe et de la clientèle. Il/elle contribue au bon fonctionnement quotidien de l'organisation et à la qualité de l'accueil, en assurant une gestion rigoureuse des communications, des outils et des processus administratifs. Il/elle agit comme point de contact clé et facilitateur organisationnel, et contribue à la fluidité des opérations et à l'atteinte des résultats organisationnels.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Semaine de 35 h avec flexibilité d'horaire et possibilités d'aménagement (gestion du temps et reprise des heures basée sur la confiance).

• 12 jours de congés personnels (maladie + mobiles) gérés avec autonomie.

• 13 congés fériés par année + fermeture complète payée du bureau pendant le temps des Fêtes (~10 jours).

• Congé anniversaire et congé pour implication bénévole.

• Vacances progressives bonifiées (jusqu’à 12 %).

• Régime d’assurances collectives accessible rapidement (admissible après 1 mois) avec partage des coûts.

• Contribution de l’employeur à un régime d’épargne-retraite (REER).

• Budget de formation annuel (jusqu’à 2 % du salaire, cumulable).

• Congé de ressourcement professionnel dédié à la prévention de l’épuisement et à la santé mentale.

• Bureau 100 % présentiel, facile d'accès (Métrobus 801, axes Henri-Bourassa/Louis XIV) avec stationnement gratuit.

Vos responsabilités en tant qu`Adjoint(e) Administratif(ve)

• Accueil, service à la clientèle et communications (50 %) : Accueillir les visiteurs et offrir une première expérience professionnelle et chaleureuse; Répondre aux appels, courriels et demandes d'information; Orienter la clientèle vers les services appropriés; Assurer la gestion du courrier entrant et sortant; Maintenir à jour les outils de communication interne et externe.

• Soutien administratif à la direction et à l'équipe (30 %) : Préparer, mettre en page et organiser des documents administratifs; Soutenir la gestion des agendas, rencontres et salles; Assurer le classement et l'archivage des documents; Mettre à jour les bases de données et systèmes administratifs; Soutenir les différents services dans leurs besoins administratifs.

• Soutien aux opérations et à la logistique (10 %) : Gérer les fournitures et le matériel de bureau; Assurer la préparation et le bon fonctionnement des espaces de travail; Soutenir l'organisation d'activits ou de rencontres; Contribuer à la fluidité des opérations quotidiennes.

• Soutien administratif de base en gestion financière (10 %) : Effectuer des tâches de comptabilité de base (facturation, dépôts, suivis); Préparer et compiler des rapports de dépenses; Soutenir la gestion administrative financière sous la supervision de la direction (avec une évolution à moyen terme vers la gestion des paies hebdomadaires et des comptes fournisseurs).

Votre profil

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou formation équivalente.

• Expérience pertinente en soutien administratif ou service à la clientèle.

• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et des outils comme Planner.

• Aisance ou intérêt à apprendre le système de paie, Excel avancé et les logiciels clients (LGSAT, SIP).

• Excellente maîtrise du français oral et écrit.

• Rigueur, sens de l'organisation, autonomie, sens de l'initiative et capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement dynamique.