Executive Assistant (m/w/d) in Teilzeit

Standort: Frankfurt am Main (1-2 mal pro Woche)/ remote

Umfang: ca. 20 Stunden pro Woche

INSIGNION ist eine Management- und Technologieberatung mit den Schwerpunkten Management Consulting, SAP Solutions sowie Legal & Compliance.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine strukturierte, kommunikative und unternehmerisch denkende Persönlichkeit, die uns im Tagesgeschäft entlastet, operative Verantwortung übernimmt und Themen eigenständig vorantreibt. Dabei wünschen wir uns jemanden, der nicht nur Aufgaben erledigt, sondern Prozesse hinterfragt, eigene Ideen einbringt und die Weiterentwicklung unseres Unternehmens aktiv mitgestaltet.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Übernahme wiederkehrender operativer Aufgaben der Geschäftsführung, um Freiräume für strategische Themen zu schaffen

• Übernahme und Weiterentwicklung bestehender Prozesse: Du sorgst zunächst für reibungslose Abläufe, identifizierst mittelfristig Optimierungspotenziale und treibst langfristig die Automatisierung geeigneter Prozesse mithilfe moderner KI-Tools voran

• Aktive Mitwirkung an der Unternehmensentwicklung, indem du Chancen erkennst, neue Ideen einbringst und eigene Vorschläge mutig und konstruktiv vorantreibst

• Unterstützung des laufenden Geschäftsbetriebs:

• Nachhalten von Aufgaben, Fristen, Beschlüssen und offenen Punkten

• Übernahme von Themen im Bereich Rechnungswesen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Spesen- und Reisekostenabrechnungen, Kreditkarten etc.)

• Unterstützung in der Personaladministration und -abrechnung

• Koordination interner und externer Abstimmungen

• Organisation von Workshops, Kunden- und Firmenevents

• Unterstützung bei organisatorischen und Marketing-Themen

Qualifikation

Was uns wichtig ist

Du organisierst nicht nur, sondern denkst mit und voraus.

Du behältst den Überblick über offene Themen, erkennst, wo Entscheidungen oder Rückmeldungen fehlen, und sorgst dafür, dass Aufgaben zuverlässig zum Abschluss gebracht werden.

Du übernimmst wiederkehrende Aufgaben eigenständig, hinterfragst bestehende Abläufe und hast Freude daran, Dinge einfacher, effizienter und besser zu machen. Dabei wartest du nicht darauf, dass dir jeder nächste Schritt vorgegeben wird, sondern bringst eigene Ideen ein und sprichst Verbesserungspotenziale aktiv an.

Du möchtest nicht nur verwalten, sondern mitgestalten - und hast Lust, gemeinsam mit der Geschäftsführung die nächsten Entwicklungsschritte von INSIGNION voranzubringen.

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation

• Idealerweise Erfahrung im Assistenz-, Projektmanagement- oder Beratungsumfeld

• Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit

• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise

• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Aufgaben eigenständig zum Abschluss zu bringen

• Unternehmerisches Denken, Eigeninitiative und den Mut, eigene Vorschläge einzubringen

• Sicheres und professionelles Auftreten

• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und idealerweise Erfahrungen mit Atlassian Tools (JIRA / Confluence)

• Erfahrungen mit digitalen Tools, Prozessoptimierung und dem praktischen Einsatz von KI

• Hohe Diskretion und Hands-on-Mentalität

Benefits

Das bieten wir dir

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege

• Viel Eigenverantwortung und echten Gestaltungsspielraum

• Die Möglichkeit, operative Abläufe eigenständig zu verantworten und nachhaltig zu verbessern

• Die Chance, moderne KI-Anwendungen einzusetzen und die Automatisierung interner Prozesse aktiv mitzugestalten

• Aktive Einbindung in die Weiterentwicklung unseres Unternehmens

• Flexible Arbeitszeiten bei ca. 20 Wochenstunden

• Moderne Arbeitsmittel und digitale Prozesse

• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Einblick in viele Unternehmensbereiche

• Ein persönliches Arbeitsumfeld, in dem eigene Ideen ausdrücklich willkommen sind

Du bist ein Organisationstalent, denkst einen Schritt voraus und bringst Themen gerne ins Ziel?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!