Operations & Banking Manager

Многуюрисдикционный семейный офис, управляющий ликвидными и неликвидными активами, корпоративными структурами и банковскими отношениями в нескольких юрисдикциях. Operations & Banking Manager отвечает за операционный и банковский цикл офиса от начала до конца: банковские отношения по группе и личным счетам принципала, контроль и исполнение платежей, KYC, координация налогового комплаенса, корпоративные реестры и координация внешних провайдеров.

Это не пассивная роль по подшивке документов. Operations & Banking Manager подчиняется Руководителю семейного офиса и UBO. Сбор данных и регулярная отчетность в значительной степени автоматизированы; роль охватывает то, что автоматизация сделать не может: доводить банки и провайдеров до результата, контролировать каждый платеж и закрывать каждую операцию с подтверждением. Результаты должны быть короткими, структурированными и готовыми к аудиту без дополнительного вмешательства.

Что нужно будет делать

• Быть основным операционным контактом между семейным офисом и корпоративными администраторами, бухгалтерами, местными директорами и номинальными директорами, банками и кастодианами.

• Давить на провайдеров по срокам, эскалировать блокеры, отслеживать follow-up - письменно и по телефону; эскалировать, когда это необходимо.

• Проводить регулярный пересмотр условий с каждым провайдером: направлять письменный запрос на пересмотр цен относительно целевых показателей, установленных соглашениями и инвестиционной командой;

• Выявлять и фиксировать отклонения: пропущенные сроки, отсутствующие документы, неполные ответы, неверная документация, задержки платежей.

• Проверять каждый исходящий платеж до отправки: обоснование, одобрение, подтверждающие документы или договор, данные получателя, суммы.

• Вести платежный журнал, реестр счетов и календарь обязательных платежей по всем структурам.

• Исполнять KYC-запросы от банков, администраторов и регуляторов: собирать, проверять полноту, отправлять - понимая, что именно запрашивается и почему, а не просто пересылая файлы.

• Собирать и передавать информационные пакеты налоговым консультантам; отслеживать каждую подачу от черновика до отправки; получать подтверждение подачи.

• Корпоративные реестры и контроль документов

• Вести корпоративные реестры по группе: директора, акционеры, банковские счета и права подписи, внутригрупповая задолженность, внешние контакты.

• Координировать подписание документов: инициировать, согласовывать, отслеживать подписание, получать подтверждение.

• Отслеживать даты продления договоров с провайдерами и своевременно инициировать продление.

  Критерии успеха

• По каждому банку проведен квартальный пересмотр условий с документально зафиксированным результатом.

• Ноль платежей, исполненных без завершенной проверки; подтверждения по 100% платежей поданы в ожидаемые сроки.

• Ноль просроченных обновлений KYC, налоговых и обязательных статутных подач.

• Просроченные запросы банков и провайдеров эскалируются в течение 1 рабочего дня.

• Реестры обновляются по графику - ежемесячный цикл.

  Требования

• Высшее образование в области финансов, экономики, бухгалтерского учета или банковского дела.

• 4+ года опыта в операциях private banking или клиентском сервисе, в компании по корпоративным услугам или трастовой компании, в семейном/частном офисе или аналогичный опыт в финансовой сфере.

• Прямой опыт взаимодействия с банками от имени клиентов: запросы и переговоры по условиям и ценам, платежи, KYC.

• Опыт постановки задач и координации внешних сервисных провайдеров.

• Английский: разговорный уровень C1.

• Продвинутый уровень MS Excel

  Большим плюсом будет

• Знакомство с многуюрисдикционными структурами (Великобритания, ЕС, Люксембург, BVI).

• Понимание базовых принципов бухгалтерского учета и финансовых продуктов.

• Автоматизация, workflow-инструменты.

  Кого мы ищем

• Человека, который понимает разницу между получением задачи и владением процессом.

• Кто общается с банками, администраторами и консультантами как клиент - твердо по срокам, четко по требованиям, профессионально по тону.

• Кто доводит до конца: открытый запрос остается открытым, пока не будет письменного ответа или эскалации.

• Высокая конфиденциальность и аккуратность в обращении с личной информацией принципала.

• Высокий личный стандарт полноты: никаких недоделанных результатов, отсутствующих вложений и размытых follow-up.

  Условия

• Формат: работа в офисе в Белграде; удаленный формат (вне РФ)

• Подчинение: Руководителю семейного офиса.

• Испытательный срок: 3 месяца; KPI согласуются в начале, структурированная обратная связь - в середине и по итогам.

• Льготы: медицинская страховка (Сербия).

• Компенсация: обсуждается индивидуально с кандидатами, прошедшими в шорт-лист.