Executive Assistant (m/w/d)

Warum Scout24?

Mit dem führenden Online-Marktplatz ImmoScout24 bringt Scout24 jährlich Millionen Nutzer:innen in ihr neues Zuhause. Wir revolutionieren seit mehr als 25 Jahren den Immobilienmarkt in Deutschland und Österreich. Unser Ziel ist es, ein digitales Ökosystem aufzubauen, das Hausbesitzende, Suchende und Makler zusammenbringt. Die Suche nach der richtigen Wohnung und Immobilie ist eine der wichtigsten Entscheidungen im Leben. Das gilt auch für deine Karriere! #WorkingatScout24 bedeutet, Teil eines vielfältigen und integrativen Teams von ca. 1100 Kolleg:innen und 58 Nationalitäten zu sein. Wir leben Unterschiede und feiern Individualität. Durch die Förderung von Offenheit und Authentizität ermöglichen wir eine echte Lernkultur und setzen den Grundstein für die persönliche Entwicklung. Fehler sind eine Chance zu wachsen und innovativ zu sein. Gemeinsam handeln wir proaktiv, wollen immer besser werden und übernehmen Verantwortung. Wir sprechen über Erfolg und Herausforderungen und behandeln uns gegenseitig mit Respekt, denn wir sind #OneTeam.   

Wenn das für dich interessant klingt, freuen wir uns, dich bei uns zu begrüßen!  Auch wenn du vielleicht nicht alle Anforderungen der Stelle erfüllst, sind wir gespannt auf den Mehrwert, den du in unser Team einbringen kannst. Wachse mit uns! Willkommen zu Hause!     

Neben unseren Mitarbeiter:innen und unserer Unternehmenskultur bieten wir tolle Benefits, die Scout24 zu einem großartigen Arbeitsplatz machen!   

• Gehalt: Ein wettbewerbsfähiges Gehaltspaket und ein Bonus obendrauf.    
• Flexibilität: Wir bieten ein hybrides Arbeitsmodell mit drei Tagen Präsenzarbeit pro Woche im Büro, und die restlichen Tage kannst du nach Belieben organisieren. Wir bieten dir 30 Tage Urlaub pro Jahr.
• Arbeite im Ausland: Wir geben Dir die Möglichkeit, für 10 Tage im Jahr im Ausland zu arbeiten, sofern es mit den Business-Needs des Unternehmens und des Teams vereinbar ist.
• Umzug: Unsere Relocation-Agentur unterstützt dich bei deinem Visumsprozess und bietet dir ein attraktives Relocation-Paket.   
• Nutze unsere Produkte: Als Mitarbeiter:in kannst du unsere Plus-Mitgliedschaft für Mieter:innen auf ImmoScout24 nutzen, um eine neue Wohnung zu finden.   
• Weiterbildung: Monatliche Lernzeit, Online-Kurse in unserer ScoutAcademy, regelmäßige Buch-Challenges, strukturiertes Feedback, "Lunch & Learn"-Events und individuelle Karrierepfade, um deine Karriere auf die nächste Stufe zu heben.   
• Du hast Kinder? Wir unterstützen dich mit einem professionellen Familienservice, der dir bei der Suche nach einer Kinderbetreuung hilft oder eine Notfallbetreuung für Kinder anbietet. Für besondere Umstände haben wir auch einen Eltern-Kind-Raum.  
• Wohlfühlmanager auf vier Pfoten:  Bringe deinen Hund mit zur Arbeit (nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung).
• Mobilität: Wir bezuschussen öffentliche Verkehrsmittel oder Job Bikes.   
• Bekenntnis zu Nachhaltigkeit und Diversity, Equity & Inclusion (DEI):  Wir haben klare Ziele im Bereich Umwelt- und Klimaschutz und engagieren uns das ganze Jahr über bei sozialen Aktivitäten und für gemeinnützige Organisationen. Wir leben Diversität. Unsere Themenwochen zu Vielfalt, psychischem Wohlbefinden und anderen sozialen Themen geben uns Zeit und Raum, uns in Sachen DEI und Nachhaltigkeit weiterzuentwickeln.
• Altersvorsorge: Wir bieten eine betriebliche Altersvorsorge an und unterstützen deine eigene Beitragszahlung mit einem attraktiven Zuschuss.
• Das innovativste Büro: Unser Büro ist barrierefrei und befindet sich im Herzen von Berlin direkt am Hauptbahnhof. Es wurde für das innovativste Bürokonzept ausgezeichnet. Wir haben ein eigenes Fitnessstudio mit regelmäßigen Kursen, einen Ruheraum, eine Dachterrasse, Bio-Kaffee, eine Cafeteria, 100% grünen Strom und eine Masseurin, die einmal pro Woche vorbeikommt.
• Gesundheit: Life Situation Coaching, regelmäßige Gesundheitschecks.
• Wir sind ein Tech-Unternehmen: Wir arbeiten mit den neuesten technischen Tools und State-of-the-Art Hardware.

Was wünschen wir uns von Dir?

• Du  unterstützt unsere (Senior) VPs in den Bereichen Legal sowie Accounting, Tax & Risk Management  im operativen Tagesgeschäft und sorgst mit vorausschauender Organisation für reibungslose Abläufe.
• Du steuerst komplexe Kalender und Termine, setzt Prioritäten und koordinierst Meetings mit internen und externen Stakeholder:innen über verschiedene Fachbereiche hinweg.
• Du organisierst Meetings und Veranstaltungen ganzheitlich  - von Terminierung, Agenda und Unterlagen bis zur Vorbereitung und Nachverfolgung relevanter Themen.
• Du koordinierst nationale und internationale Geschäftsreisen  inklusive Buchungen, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung.
• Du unterstützt bei administrativen und finanzbezogenen Prozessen, darunter Rückstellungen, Reporting-Abfragen sowie Budget- und Dokumentenmanagement.
• Du erstellst, koordinierst und pflegst Präsentationen, E-Mails, Briefings und weitere Dokumente  in deutscher und englischer Sprache und stellst eine strukturierte Ablage und Dokumentation sicher.
• Du übernimmst eigenständig Projekte und neue Themen  und unterstützt bei Bedarf an Schnittstellen zu angrenzenden Bereichen.
• Du gehst jederzeit verantwortungsvoll und mit ausgeprägtem Fingerspitzengefühl mit vertraulichen Informationen um  und bist eine verlässliche Schnittstelle für die von dir unterstützten Führungskräfte und deren Stakeholder:innen.

Was bringst Du schon mit? 

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Team Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise in der Unterstützung mehrerer Führungskräfte oder anspruchsvoller Fachbereiche.
• Ein hohes Maß an Professionalität, Integrität und Diskretion  sowie ausgeprägtes Fingerspitzengefühl im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen.
• Eine proaktive, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise  - Du erkennst Bedarfe frühzeitig, setzt Prioritäten und treibst Themen eigenverantwortlich voran.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit  und die Fähigkeit, auch bei parallelen Anforderungen verschiedener Stakeholder:innen den Überblick zu behalten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse  sowie die Sicherheit, auf Englisch selbstständig, adressatengerecht und mit einem guten Sprachgefühl zu kommunizieren.
• Eine pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Offenheit und Neugier, Dich eigenständig in neue Themen und Aufgaben einzuarbeiten.
• Sicherer Umgang mit  Microsoft Office, insbesondere Outlook und PowerPoint; Erfahrung mit Budget-, Reporting- oder Dokumentenmanagement ist von Vorteil.
• Erfahrung in der effektiven Nutzung von KI-Tools zur Steigerung von Produktivität und Problemlösung.

Wir möchten die Vielfalt unseres Unternehmens weiter ausbauen und Menschen mit Behinderung entsprechend beruflich fördern. Wir haben eine Schwerbehindertenvertretung, die Dich im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt. Solltest Du diese Unterstützung benötigen, gib uns bitte im Voraus Bescheid.