Junior Project Manager

Overview:

The Junior Project Manager is a key player for high-visibility accounts at TransPerfect Montreal. Your mandate will be to oversee accounts and their projects, which are tailored as business solutions for enterprise clients. Having direct contact with end-clients, you will represent them within our operations and serve as an extension of their brand. You will oversee all related assets, serve as direct liaison to linguistic teams dedicated to those accounts, and ensure proper information dissemination to anyone working on the accounts falling under your purview. Although this role has no direct reports, you will be involved in offering training, and daily support and oversight to some Project Managers.

Présentation générale :

Le gestionnaire de projets junior joue un rôle essentiel auprès de comptes clients importants chez TransPerfect Montréal. Vous serez responsable de gérer les projets de ces clients. À ce titre, vous offrirez des solutions d’affaires sur mesure à des clients de grandes entreprises. En contact direct avec eux, vous les représenterez dans le cadre de nos activités et serez le prolongement de leur marque. Vous superviserez toutes les ressources linguistiques connexes, serez la personne-ressource pour les équipes linguistiques assignées à ces comptes et veillerez à la diffusion adéquate des informations à toute personne travaillant sur les comptes sous votre responsabilité. À ce poste, vous n’aurez aucun subordonné direct, mais vous serez formé par des gestionnaires de projet qui vous offriront quotidiennement de l’aide et de l’encadrement.

Description:

· Manage a portfolio of higher visibility accounts and their projects by either directly managing or providing oversight.

· Prior to initiating project workflow, liaise with Account Executives to ensure that the client’s expectations have been clearly understood; identify critical missing information that would affect the quality and/or service delivery.

· Coordinate with Account Executives to educate/advise clients regarding the best way to accomplish their goals for individual projects and for departments as a whole - contacting clients directly if needed.

· Responsible for managing the day-to-day of small and large projects throughout their life-cycle, including: planning, executing, budget management, vendor management, quality assurance, delivery, and updating Management as needed.

· In collaboration with Linguistic Department representatives, oversee all reference materials/glossaries provided by the client to maximize consistency and quality.

· Identify and document best practices for managing large accounts under your purview.

· Follow the processes and procedure required to ensure consistent successful delivery of all projects for each account.

· Provide pertinent information transfer regarding any account/project status

· Work with Account Executives to help manage the end-client’s expectations; manage escalated issues and quality investigations as they arise.

· Build relationships with your key stakeholders and their internal and external representatives.

· Make recommendations to your manager on ways to improve service delivery as part of TPT-Montreal’s commitment to continual improvement.

Description :

· Gérer un portefeuille de comptes importants et leurs projets (gestion directe ou supervision).

· Avant d’entamer le projet, communiquer avec les chargés de compte pour vous assurer que les attentes du client ont été clairement comprises; déterminer tous les renseignements essentiels manquants, dont l’omission pourrait avoir des répercussions sur la qualité ou la prestation du service.

· Assurer la coordination avec les chargés de compte afin d’informer et de conseiller les clients sur la meilleure façon d’atteindre leurs objectifs pour chaque projet et pour l’ensemble des services, en communiquant directement avec les clients si nécessaire.

· Assurer la gestion quotidienne des petits et grands projets tout au long de leur cycle de vie, soit : la planification, l’exécution, la gestion du budget, la gestion des pigistes, l’assurance de la qualité, la livraison et le suivi auprès des gestionnaires si besoin est.

· En collaboration avec les représentants du service langagier, passer en revue tous les documents de référence et les glossaires fournis par le client pour optimiser la cohérence et la qualité.

· Définir et consigner les pratiques exemplaires en matière de gestion des comptes importants sous votre responsabilité.

· Suivre les processus et les procédures requis pour assurer une livraison réussie et cohérente de tous les projets pour chaque compte.

· Communiquer clairement les renseignements pertinents liés au statut de tout compte ou projet

· Travailler avec les chargés de compte pour contribuer à une bonne gestion des attentes des clients; gérer les problèmes faisant l’objet d’un signalement et les enquêtes sur la qualité à mesure qu’ils surviennent.

· Tisser des liens avec vos partenaires principaux ainsi que leurs représentants internes et externes.

· Formuler des recommandations à votre superviseur sur des façons d’améliorer la prestation des services dans le cadre de l’engagement de TPT Montréal envers l’amélioration continue.

Requirements

Required Skills:

· Fluent in English and French.

· Excellent communication skills (both written and verbal)

· Ability to communicate in a succinct manner in order to explain complex problems to different audiences.

· Strong ability to communicate at all levels of the organization; comfortable in client meetings.

· Strong organizational skills with the ability to prioritize activities on a daily basis to accomplish goals.

· Ability to support multiple accounts and manage shifting priorities, while keeping accurate track of each project within.

· Ability to see the big picture and to consolidate work to improve in efficiency.

· Willing to learn new technology, open to new challenges and thrive on success.

· Positive attitude in the face of change, client-centered mind-set and pro-active approach to problem avoidance and resolution.

· Ability to maintain professionalism and focus under pressure and tight deadlines.

· Have a good relationship with the different teams in order to optimize the efficiency of the project cycle, such as the language team, sales, trainers, etc.)

· Be able to work independently.

· Be curious about how projects work and all the tools that will make the project a success.

Compétences requises :

· Posséder d’excellentes aptitudes à communiquer et une parfaite maîtrise de l’anglais et du français.

· Communiquer de manière concise afin d’expliquer des problèmes complexes à différents publics.

· Posséder d’excellentes aptitudes à communiquer à tous les niveaux de l’entreprise; être à l’aise lors des rencontres avec les clients.

· Avoir d’excellentes aptitudes organisationnelles et une capacité à hiérarchiser quotidiennement les activités pour atteindre les objectifs.

· Avoir de l’aisance à traiter une multitude de comptes et à gérer le changement de priorités, tout en assurant avec précision le suivi de chaque projet.

· Être capable d’avoir une vision d’ensemble et de consolider les tâches pour améliorer l’efficacité.

· Avoir la volonté d’apprendre de nouvelles technologies et de relever de nouveaux défis; s’épanouir par le succès.

· Adopter une attitude positive face au changement, un état d’esprit axé sur la clientèle et une approche préventive pour éviter et résoudre les problèmes.

· Avoir la capacité à maintenir le professionnalisme et la concentration sous pression et avec des échéances serrées

· Avoir de bonnes relations avec les différentes équipes afin d’optimiser l’efficacité du cycle d’un projet, comme par exemple l’équipe des langagiers, les ventes, les formateurs, etc.

· Être capable de travailler de manière autonome. Être curieux du fonctionnement des projets et de tous les outils qui vont amener le projet à être un succès.

Required Experience and Qualifications:

· Minimum of a Bachelor's degree in a related area of expertise.

· Experience in project management in the Translation industry is a plus.

· Prior experience with standard translation management tools is considered an asset (Idiom, Trados, Wordfast, SDLX, Catalyst…).

· Knowledge of Microsoft Office formats, such as Word, Excel, Powerpoint and Outlook.

Expérience et qualifications requises :

· Détenir au moins un baccalauréat dans un domaine d’expertise similaire.

· Avoir de l’expérience en gestion de projet dans le domaine de la traduction est un plus.

· Connaître les outils habituels de traduction est un atout (Idiom, Trados, Wordfast, SDLX, Catalyst…).

· Maîtriser les formats Microsoft Office, tels que Word, Excel, PowerPoint ainsi que Outlook.