Office Manager

Опис вакансії:

Ми шукаємо офіс-менеджера, який/яка буде забезпечитувати ефективну організацію робочих процесів у нашому офісі в Житомирі. Роль передбачає відвідування офісу 5 днів на тиждень (9:00-18:00).

Обов'язки:

• Управління закупівлями та постачанням офісних товарів (планування витрат і звітність)
• Ведення електронного і паперового документообігу (зберігання, підписання)
• Зустріч відвідувачів та робота з ними, забезпечення високих стандартів гостинності
• Допомога в організації відряджень (купівля квитків та страховок, бронювання готелів), підтримка співробітників під час поїздок, підготовка та оформлення різних видів запрошень для іноземних клієнтів і партнерів
• Взаємодія з міжнародними колегами та клієнтами, координація організаційних та адміністративних питань у міжнародному робочому середовищі
• Координація роботи зовнішніх підрядників: перекладачів, нотаріусів, кур'єрів, водіїв, сервісних служб тощо
• Допомога в організації загальнокорпоративних заходів та активностей, ініціювання й організація локальних подій для підтримки залученості співробітників, тімбілдингів тощо
• Підтримка HR-відділу у виконанні різноманітних адміністративних завдань
• Підтримка позитивної атмосфери в офісі, своєчасна ескалація виявлених проблем
• Підготовка звітів та збір даних щодо функціонування системи екологічного менеджменту (EMS) та екологічних аспектів діяльності

Вимоги:

• Базовий досвід на адміністративних позиціях (офіс-менеджер, персональний асистент, асистент відділу)
• Висока увага до деталей, самоорганізованість та вміння працювати в режимі багатозадачності
• Рівень англійської мови upper-intermediate для спілкування з клієнтами та іноземними гостями
• Впевнений користувач ПК, гарне знання MS Office
• Навички вирішення проблем