Coordinator-Grant Finance

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Employee Contract Type:

Job Description:

Objectif du poste :

Appuyer le Directeur Financier dans la tenue de la comptabilité financière et la supervision des projets financés par des subventions, en matière de suivi et de contrôle budgétaires, de préparation et d’analyse des rapports financiers destinés aux bailleurs, en veillant au respect des règles financières de World Vision et des bailleurs ainsi qu’à l’utilisation efficiente des ressources des bailleurs.

Responsabilités principales :

Rapports financiers des subventions :

- Veiller à ce que tous les rapports de subventions/projets soient partagés et discutés avec l’équipe du projet, puis soumis aux bailleurs/bureaux de soutien dans les délais requis

- Assister le Grant Finance Manager et Directeur Financier dans les réponses aux questions des bailleurs, des bureaux de soutien et des autres parties prenantes internes

- Veiller au maintien de normes de qualité élevées dans l’élaboration des budgets de subventions (y compris les propositions), en coordination avec les équipes programmes.

- Analyser les dépenses des budgets de subventions par rapport au budget approuvé au moyen d’analyses des écarts et conseiller la direction du projet sur les risques de sur-consommation/sous-consommation afin de mener des actions correctives

- Veiller à l’alignement des données du grand livre avec les rapports finaux des subventions dans le cadre de la clôture du projet, s’assurer que tous les paiements en attente sont réglés et que les engagements budgétaires sont enregistrés dans la base de données PBAS, conformément aux procédures de clôture du bailleur concerné et de World Vision.

Gestion financière des subventions :

- Effectuer des visites périodiques sur le terrain afin de s’assurer que les contrôles et procédures financiers sont en place.

- Appuyer les comptables des subventions dans leurs activités quotidiennes

- Examiner les pièces de paiement et autres journaux afin de garantir un codage correct conformément aux normes requises

- Veiller à ce que tous les soldes des comptes du bilan relatifs aux subventions soient rapprochés mensuellement et à jour

- Veiller au plein respect des procédures de contrôle interne relatives aux subventions

- Conseiller le Directeur Financier sur le niveau d’exposition aux risques liés aux subventions

- Assurer le suivi, dans les délais, des avis de règlement destinés aux bureaux de soutien

- Participer au suivi et à l’évaluation de la performance des projets conformément aux exigences des bailleurs

Renforcement des capacités :

- Examiner les rapports financiers mensuels/trimestriels avec les comptables des subventions avant la revue par le Grant Finance Manager et l’ approbation par le Directeur Financier et leur soumission au bailleur ou au bureau de soutien

- Former le personnel de projet, financier et non financier, sur la réglementation des subventions ainsi que sur les politiques et procédures financières de World Vision.

- Aider les gestionnaires de projet à comprendre et interpréter les rapports et analyses financiers.

Audit :

- Assister le Grant Finance Manager et le Directeur Financier dans la préparation adéquate de tous les types d’audits en mettant rapidement à la disposition des auditeurs les informations et documents nécessaires.

- Contribuer à la préparation, dans les délais, des réponses aux questions et constats d’audit

- Contribuer à l’élaboration des plans de mise en œuvre des recommandations d’audit

- Mettre en œuvre dans les délais les recommandations d’audit d’ordre financier relatives aux subventions

Mobilisation des ressources

- Appuyer l’équipe RAM durant le processus d’élaboration des propositions

Administration :

- Veiller à ce que toutes les copies des accords de subvention finaux signés soient correctement et solidement archivées, y compris les copies électroniques dans le DMS et Horizon

- Veiller au bon archivage des rapports financiers et des documents relatifs aux subventions conformément aux exigences des bailleurs.

- Veiller au suivi adéquat des actifs des subventions et à la tenue des registres de ces actifs.

Qualifications : formation / connaissances / compétences techniques et expérience

Les éléments suivants peuvent être acquis par une combinaison de formation formelle ou d’autoformation, d’expérience antérieure ou de formation en cours d’emploi :

• BAC+4 en Finance/Comptabilité + 3 ans d'expérience ou BAC+2 + 5 ans d'expérience
• Minimum 3 à 5ans dans la gestion de subventions financées par des bailleurs
• Solides Connaissances sur les Principes Comptables Généralement Admis (GAAP), les Systèmes Financiers, le suivi budgétaire/cash-flow, le Suivi et la gestion du Contrôle Interne
• Expérience avec bailleurs gouvernementaux considérées comme un atout
• Justifier d’une expérience de travail avec des organisations partenaires
• Expérience avérée avec des équipes à distance en contexte fragile
• Bonne connaissance de l’environnement Windows, des applications Microsoft (Word, Excel, Powerpoint etc.…), du SunSystems6 et des interfaces Excel
• Bonnes aptitudes de communication écrite, orale et de facilitation
• Capacité de travailler en équipe et sous pression
• Être un chrétien engagé, capable de dépasser les diversités confessionnelles

Environnement / conditions de travail :

• Environnement de travail: Basé au bureau national, avec de fréquents déplacements sur le terrain
• Deplanements: 25 %
• Astreinte :

Applicant Types Accepted: