Official Documents Coordinator H/F

Contrat

CDI

Rôles et responsabilités

Vous assurez un support à la flotte via la gestion des documents officiels (enregistrement pavillon, ISM, ISPS, MLC, certificats statutaires et classe délivrés par le pavillon et/ou l’organisation reconnue par le pavillon) des navires en opération sous pavillons Français et étrangers sur la flotte allouée :

- Contrôler quotidiennement la validité des documents, dates anniversaires des navires, l’état des visites dues à la classe (statut report).

- Initier, coordonner et suivre les visites statutaires et classe selon procédure,

- Initier, coordonner et programmer les audits externes (ISM/ISPS/MLC - ASI/FSI/Visite spéciale) avec les autorités du pavillon.

- Contrôler les dates limites des non-conformités (audits externes) / recommandations / observations statutaires et classe (délégation et notations de classe) et rappeler toutes les échéances aux membres de la cellule.

- Reporting régulier des priorités sur la flotte allouée au Responsable des Documents Officiels ainsi qu’aux membres de la cellule, aux bords.

- Prendre en charge les demandes transversales liées aux certificats ou à la réglementation à l’échelle de toute la flotte.

- Mettre à disposition à bord les documents officiels originaux.

Vous gérez les dossiers relatifs à tout changement administratif des navires de la flotte BOS en fonction des procédures pavillons et délais communiqués :

- Préparer l’instruction des dossiers administratifs d’enregistrement auprès des autorités du pavillon en collaboration avec les différents services.

- Transmettre les différents nouveaux titres aux bords et personnes concernées et communiquer les informations de changements aux clients internes et externes.

Vous apportez un support administratif dans la gestion des dossiers transversaux en lien avec le responsable du service et veillez au bon fonctionnement des procédures quotidiennes du service : suivi des coûts liés aux pavillons, mise à jour des bases de données, appui à la responsable du service.

Vous travaillez en étroite collaboration avec les services Opérations internes et les autorités pavillonnaires notamment l’Administration des Affaires Maritimes Française.

Profil

Vous avez une bonne expérience en gestion administrative, avec la prise en charge de plusieurs dossiers en autonomie et des délais stricts à respecter, idéalement dans le milieu maritime.

Vous avez également de réelles qualités en communication, un sens du service développé et une aptitude réelle pour le travail en équipe.

Vous avez une excellente communication orale et écrite, que cela soit en français ou en anglais.

La connaissance des règlementations maritimes serait un plus.

Vous avez une bonne connaissance et utilisation du pack Office, avec bonne maitrise d’EXCEL (TCD, recherches H, V) Outlook, PDF Creator, One Note, ainsi qu’une bonne connaissance d’une GED (Gestion Electronique de Documents).

La gestion des priorités et votre sens de l’organisation sont des qualités reconnues, ainsi que vos capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse.

Une attention particulière sera portée sur les Soft Skills :

- Rigueur (consciencieux, respect des process et de l’organisation),

- Communication (communication orale, écrite et non-verbale, écoute active),

- Compétences interpersonnelles (travail en équipe, coordination, gestion de conflit, fiabilité, flexibilité, politesse…),

- Apprentissage (apprendre à apprendre, autonomie, curiosité, esprit d’entreprendre…),

- Compétences intrapersonnelles (attitude positive, éthique, gestion du temps, gestion du stress, confiance en soi, résilience...).

Pourquoi choisir Bourbon ?

BOURBON, leader international des services maritimes à l'offshore pétrolier, recrute pour sa filiale française BOURBON Offshore Surf un/e, Coordinateur/Coordinatrice Support flotte & Documents Officiels. Au sein du département Flotte et sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable Documents Officiels.

Ce poste est à pourvoir dès que possible en Contrat à Durée Indéterminée au sein du siège de Bourbon Offshore Surf à Marseille.

Chez Bourbon Offshore Surf la diversité est au cœur de notre politique RH. Nous nous attachons à étudier toutes les candidatures sans distinction, dont celles de personnes en situation de handicap.

Langues

• French (Professional ++++)
• English (Professional ++++)