Assistente administrativo
Objetivo do cargo
Responsável por apoiar os gestores e a empresa na organização e operacionalização de viagens corporativas, bem como no controle e processamento das despesas relacionadas a viagens, garantindo agilidade, organização, cumprimento das políticas internas e correta utilização dos sistemas corporativos.
Principais responsabilidades
Solicitar e organizar viagens corporativas, incluindo passagens aéreas, hotéis, transporte terrestre e demais serviços necessários, de acordo com as políticas da empresa.
Realizar cotações, reservas e alterações de passagens, hospedagens e outros serviços relacionados às viagens.
Cadastrar e acompanhar solicitações de viagem e aprovações em sistema, garantindo que os processos sejam encaminhados aos responsáveis dentro dos prazos estabelecidos.
Apoiar os gestores no planejamento e na organização de suas agendas de viagem.
Realizar o lançamento, conferência e acompanhamento de pedidos de reembolso de despesas dos gerentes e demais colaboradores autorizados.
Conferir documentos, notas fiscais, recibos e comprovantes relacionados às despesas.
Processar e acompanhar reembolsos referentes a viagens, hospedagem, alimentação, transporte, aluguel ou utilização de carros, combustível, pedágios, estacionamentos e demais despesas corporativas.
Verificar se as despesas estão de acordo com as políticas internas e direcionar eventuais divergências para aprovação ou correção.
Acompanhar o status das solicitações, aprovações e reembolsos no sistema, garantindo o cumprimento dos prazos.
Manter controles e arquivos organizados de solicitações de viagem, reservas, comprovantes, reembolsos e demais documentos administrativos.
Apoiar os gestores e colaboradores no esclarecimento de dúvidas relacionadas a viagens, despesas e processos de reembolso.
Interagir com agências de viagens, hotéis, locadoras, fornecedores e áreas internas para solucionar eventuais problemas ou ajustes.
Apoiar a área Financeira/Administrativa na conferência de informações e no fechamento de despesas.
Elaborar controles, relatórios e indicadores relacionados a viagens e despesas, quando necessário.
Garantir sigilo e cuidado no tratamento das informações financeiras e corporativas.
Requisitos
Ensino médio completo; desejável ensino superior em Administração, Gestão Financeira ou áreas correlatas.
Experiência anterior em rotinas administrativas, viagens corporativas, reembolsos ou prestação de contas.
Conhecimento em sistemas corporativos/ERP e ferramentas de gestão de despesas.
Conhecimento intermediário de Excel ou Google Sheets.
Boa organização e atenção aos detalhes.
Capacidade de acompanhar diversos processos simultaneamente e cumprir prazos.
Boa comunicação e relacionamento interpessoal.
Perfil proativo, responsável e orientado à resolução de problemas.
Diferenciais
Experiência com sistemas de gestão de viagens e despesas corporativas.
Experiência com atendimento a executivos e gestores.
Conhecimento de políticas corporativas de viagens e reembolsos.
Inglês intermediário ou avançado, especialmente para contato com hotéis, companhias aéreas ou fornecedores internacionais.
Competências comportamentais
Organização e disciplina.
Atenção aos detalhes.
Agilidade e senso de urgência.
Proatividade.
Comunicação clara e cordial.
Capacidade de trabalhar com informações confidenciais.
Senso de responsabilidade e cumprimento de prazos.
Bom relacionamento com diferentes áreas e níveis hierárquicos.
Perfil analítico para conferência de documentos e despesas.
Flexibilidade para lidar com alterações e demandas de última hora.
Indicadores de desempenho
Cumprimento dos prazos para solicitações e reservas de viagens.
Tempo de processamento e acompanhamento de reembolsos.
Índice de solicitações processadas corretamente na primeira análise.
Conformidade das despesas com as políticas internas.
Organização e atualização dos controles administrativos.
Qualidade do atendimento aos gestores e colaboradores.
Resumo do perfil
Buscamos um profissional organizado, ágil e detalhista, com facilidade para lidar com sistemas, documentos e diferentes demandas simultaneamente. O profissional terá papel importante no suporte aos gestores, garantindo que viagens e processos de reembolso sejam realizados de forma eficiente, correta e em conformidade com as políticas da empresa.