Executive Assistant

Motiveres du af at skabe struktur, overblik og fremdrift, og trives du bedst, når din indsats gør det lettere for andre at lykkes?

Earthkeeper Sanctuaries Fonden er en selvejende fond, der arbejder for at bevare og genoprette autentiske økosystemer og skabe de bedst mulige betingelser for arters overlevelse og trivsel i deres naturlige miljøer. Med udgangspunkt ved Klelund Dyrehave rækker fondens engagement ud i verden gennem beskyttelse af værdifulde naturområder og langsigtede initiativer, der styrker biodiversiteten og værner om naturens egenværdi.

Som Executive Assistant får du en central rolle i opbygningen af et professionelt og velfungerende back office omkring fonden. Du bliver den, der skaber struktur i mange parallelle aktiviteter, følger op på aftaler og sørger for, at viden, ansvar, deadlines og næste skridt er synlige og organisatorisk forankrede.

Med reference til direktøren for naturbevarelse bliver du en tæt og tillidsfuld samarbejdspartner for fondens ledelse. Du omsætter idéer og input til konkrete handlinger, følger proaktivt op og skaber ro og fokus omkring ledelsens prioriteringer. Organisationen i Danmark består af den administrerende direktør, direktøren for naturbevarelse og den nye Executive Assistant. Du får derfor en bred kontaktflade og kort vej fra idé til handling.

Som Executive Assistant får du en varieret opgaveportefølje, der spænder over projektunderstøttelse, koordinering, administration, research og praktiske opgaver. Dine væsentligste ansvarsområder omfatter blandt andet:

• Etablere og vedligeholde fondens digitale projekt- og procesoverblik

• Følge systematisk op på aftaler, opgaver, ansvar og deadlines

• Udarbejde korte og præcise statusoversigter og sikre fremdrift i igangværende processer

• Opsamle og strukturere information fra møder og samtaler samt sikre rettidig opfølgning

• Vedligeholde et fælles vidensgrundlag med dokumentation af projekter, aftaler, historik og samarbejdspartnere

• Læse relevant materiale og omsætte det til klare opsummeringer og anvendelige beslutningsoplæg

• Planlægge og koordinere møder, rejser, forplejning og øvrig logistik

• Klargøre materiale til bestyrelsesmøder og andre fondsmøder

• Håndtere bilag og bidrage til administrative processer og økonomisk overblik

• Gennemføre research om organisationer, mulige samarbejdspartnere og relevante emner

Du har erfaring fra en lignende rolle som Executive Assistant, Personal Assistant eller Project Assistant, hvor en væsentlig del af dit ansvar har været at skabe struktur, systematik og overblik i en hverdag med mange samtidige aktiviteter. Du har arbejdet med administration, ledelsesunderstøttelse, projektkoordinering eller procesopfølgning og er vant til at indsamle, sortere og omsætte information til noget, andre kan handle på.

Du kommunikerer sikkert og professionelt på både dansk og engelsk og er fortrolig med digitale værktøjer. Erfaring med Monday.com eller tilsvarende projektstyringsværktøjer er en fordel, men vigtigst er det, at du hurtigt kan sætte dig ind i nye systemer og etablere enkle løsninger, der fungerer i praksis og bliver anvendt i hverdagen.

Du arbejder struktureret og detaljeorienteret og har samtidig blik for helheden. Du opdager, når noget mangler, spørger ind, når noget ikke hænger sammen, og gør opmærksom på forhold, der risikerer at blive overset. Når en opgave er overdraget til dig, følger du den vedholdende og sikkert til dørs med høj kvalitet og rettidig opfølgning.

Som person er du selvstændig, initiativrig og proaktiv. Du ser naturligt, hvad der skal gøres, og har modet og dømmekraften til at tage medansvar. Samtidig drives du af at spille andre gode. Du behøver ikke selv stå forrest, men motiveres af at skabe overblik, kontinuitet og handlekraft omkring de mennesker og opgaver, du understøtter. Du trives med at bevæge dig mellem større, langsigtede projekter og mindre, lavpraktiske opgaver og møder begge dele med samme engagement, grundighed og respekt.

Hos Earthkeeper Sanctuaries Fonden får du en særlig mulighed for at præge og opbygge en central funktion i en mindre organisation med et tydeligt og meningsfuldt formål. Du bliver en del af en arbejdsplads, hvor langsigtet tænkning, ansvarlighed, omhu, faglig nysgerrighed og respekt for natur, dyr og mennesker er grundlæggende værdier.

Arbejdssted: Klelund Dyrehave ved Hovborg med mulighed for hjemmearbejde.

Earthkeeper Sanctuaries Fonden samarbejder med GML A/S om rekrutteringen. Du er velkommen til at kontakte Partner Lise Holler på +45 29 60 55 15 eller Head of Research Henriette Toftgaard Pedersen på +45 60 21 02 31.

Earthkeeper Sanctuaries Fonden blev stiftet i 2025 for at skabe en varig organisatorisk ramme om arbejdet med at beskytte natur og biodiversitet. Fonden arbejder med beskyttelse af naturområder i Ecuador, Kenya og Papua Ny Guinea og har en langsigtet ambition om at lade indsatsen omfatte flere værdifulde økosystemer verden over.