Executive Assistant

Привет, дорогой соискатель!

Мы - международная девелоперская компания (строим большой курортный кластер на Занзибаре)

Сейчас мы находимся в поисках Executive Assistant для директора бич-клаба

Мы видим эту роль в человеке, который сможет держать в руках весь рабочий ритм директора: календарь, задачи, документы, коммуникацию и контроль договорённостей.

Нам очень нужен человек, который держит все под чутким контролем

Чем предстоит заниматься на данной должности:

Управление временем и расписанием руководителя

• Полное ведение рабочего календаря: встречи, звонки, видеоконференции

• Приоритизация задач и оптимизация графика

• Напоминания о встречах, дедлайнах и ключевых событиях

• Организация деловых поездок: перелёты, отели, трансферы

• Подготовка материалов к встречам, организация внутренних и внешних совещаний

Контроль задач и договорённостей

• Ведение общего списка задач руководителя и открытых вопросов

• Контроль сроков и статусов у всех участников проекта

• Регулярные напоминания ответственным

• Контроль исполнения договорённостей после встреч

• Еженедельные отчёты о статусе проекта

Документооборот

• Ведение и структурирование проектной документации в Google Drive

• Подготовка документов на подпись, контроль их получения и отправки

• Ведение базы документов, реестров и рабочих файлов в актуальном состоянии

• Проверка документов перед отправкой

Аналитика и подготовка материалов

• Подготовка коммерческих, внутренних и презентационных материалов

• Сбор, анализ и структурирование информации из разных источников

• Работа с таблицами в Excel и Google Sheets

• Подготовка материалов для партнёров, консультантов, подрядчиков и инвесторов

Коммуникация

• Деловая переписка на русском и английском языках

• Протоколы встреч (Meeting Minutes) и follow-up

• Координация коммуникации между всеми участниками проекта

• Запрос информации у подрядчиков и консультантов, контроль ответов

Что для нас важно

Навыки

• Английский - от Upper-Intermediate (B2)

• Уверенная работа в Google Workspace и Bitrix24

• Продвинутый уровень Excel и Google Sheets

• Активное использование AI-инструментов для подготовки документов, поиска информации и автоматизации рутины

• Умение быстро разбираться в большом объёме информации и выделять главное

Нам бы хотелось видеть в вас следующие качества:

• Способность работать в высоком темпе, с сохранением качества

• Адаптивность и быструю реакцию на изменения

• Самоорганизованность

• Иницииативность и желание сделать лучше

• Внимательность к деталям и соблюдение дедлайнов

• Любовь к динамичной рабочей среде

Будет плюсом

• Опыт работы Executive Assistant, особенно с топ-менеджментом

• Опыт в международных компаниях

• Опыт в девелопменте, строительстве, недвижимости, гостиничном или ресторанном бизнесе, инвестиционных проектах

Условия

• Полная занятость, удаленный формат работы

• Испытательный срок - 3 месяца

• Заработная плата обсуждается по результатам собеседования

• Работа в международной команде над крупными проектами

Как проходит отбор

Мы хотим, чтобы у каждого кандидата был шанс показать себя, даже если в резюме не всё помещается. Поэтому вместо долгих первичных созвонов используем короткую анкету с практическими вопросами о вашем опыте.

После отклика мы пришлём вам ссылку.

Заполнение займёт около 20 минут.

Мы внимательно читаем каждую анкету, а с теми, чей опыт откликнется нам больше всего, свяжемся для интервью.

До встречи!