Responsable de recouvrement

Le/la Responsable de recouvrement garantit l’encaissement, dans les délais contractuels, de toutes les créances de MSM : prises en charge (PEC) facturées aux entreprises, ONG (Organisations Non Gouvernementales), assureurs et courtiers, ventes à crédit du Commercial Sales (CS) et conventions avec les maternités partenaires. Il/elle sécurise toute la chaîne, de la conformité de la facture jusqu’au rapprochement des paiements avec la Finance, tout en préservant la relation client. Le poste est déterminant pour la trésorerie et l’équilibre financier de MSM.

Missions principales

Facturation et prévention du risque client

• Vérifier, avec la Direction Marketing et Commerciale, les conditions de paiement et plafonds de crédit de chaque convention ou contrat avant signature ou renouvellement.

• Contrôler avant envoi la conformité de chaque facture (tarifs et plafonds de la convention, bons de prise en charge, notes de service, pièces justificatives) et s’assurer que toute prestation réalisée est facturée ; faire corriger tout écart.

• Transmettre les factures aux entreprises, assureurs et courtiers dans les délais convenus et tenir à jour le registre des factures émises.

Recouvrement amiable et contentieux

• Tenir à jour la balance âgée des créances (par client et par ancienneté) et prioriser les relances selon le montant et le risque.

• Mener les relances selon une procédure graduée (rappel avant échéance, relance écrite, appel, rencontre) et tracer chaque action dans le dossier client.

• Négocier avec le débiteur une solution qui préserve la relation client et l’image de MSM ; formaliser par écrit tout échéancier de paiement, après validation du DPFC.

• Résoudre les contestations sur factures avec les équipes internes concernées (centres, Direction Médicale, Direction Marketing et Commerciale).

• En cas d’échec de l’amiable : proposer la suspension de la prise en charge ou des ventes à crédit selon les seuils validés par le DPFC et le Directeur Marketing et Commercial (DMC), puis préparer la mise en demeure et transmettre le dossier au conseil juridique après validation de la Direction ; suivre la procédure jusqu’à sa clôture.

Rapprochement et rapportage

• Rapprocher chaque mois les encaissements avec l’équipe Finance (lettrage des paiements reçus) pour disposer d’une situation à jour des factures en attente.

• Produire un rapport mensuel pour le DPFC et le DMC : encours, balance âgée, montants encaissés, actions en cours, risquesidentifiés et créances à provisionner ou à passer en perte, avec justificatifs.

• Alerter le DPFC et le DMC sans attendre le rapport mensuel dès qu’un client présente un risque sérieux de non-paiement.

Intégrité et confidentialité

N’encaisser aucun paiement en espèces ni à titre personnel : tout règlement se fait par virement ou chèque au nom de MSM.

Protéger la confidentialité des données des clients et des patients figurant sur les factures et pièces de prise en charge.

Signaler sans délai toute anomalie ou suspicion de fraude, conformément aux politiques de MSM et de MSI.

Profil recherché

• Bac + 2 minimum en gestion, comptabilité ou finance ; Bac + 3 souhaité.

• Au moins 2 ans d’expérience en recouvrement de créances, idéalement auprès d’entreprises clientes ou d’assureurs.

• Bonne connaissance du droit commercial malgache et des procédures de recouvrement amiable et contentieux.

• Maîtrise d’Excel (tableaux croisés dynamiques, balance âgée) et d’un logiciel comptable.

• Excellente expression orale et écrite en français ; malgache courant.

• Sens de la négociation, fermeté et diplomatie : sait tenir une position face à un débiteur sans dégrader la relation.

• Sang-froid et aisance dans les situations conflictuelles.

• Rigueur et organisation dans le suivi et la traçabilité des dossiers.

• Engagement aux valeurs MSI/MSM : pro-choix, redevabilité, intégrité et proactivité
  

Marie Stopes recrute : Responsable de recouvrement, CDD, à Avaradoha, Antananarivo, Madagascar. Profil attendu : Bac+2 minimum, 2 ans d'expérience minimum.

Facturation et prévention du risque client
Vérifier, avec la Direction Marketing et Commerciale, les conditions de paiement et plafonds de crédit de chaque convention ou contrat avant signature ou renouvellement.

Contrôler avant envoi la conformité de chaque facture (tarifs et plafonds de la convention, bons de prise en charge, notes de service, pièces justificatives) et s’assurer que toute prestation réalisée est facturée ; faire corriger tout écart.

Transmettre les factures aux entreprises, assureurs et courtiers dans les délais convenus et tenir à jour le registre des factures émises.

Recouvrement amiable et contentieux
Tenir à jour la balance âgée des créances (par client et par ancienneté) et prioriser les relances selon le montant et le risque.

Mener les relances selon une procédure graduée (rappel avant échéance, relance écrite, appel, rencontre) et tracer chaque action dans le dossier client.

Négocier avec le débiteur une solution qui préserve la relation client et l’image de MSM ; formaliser par écrit tout échéancier de paiement, après validation du DPFC.

Résoudre les contestations sur factures avec les équipes internes concernées (centres, Direction Médicale, Direction Marketing et Commerciale).

En cas d’échec de l’amiable : proposer la suspension de la prise en charge ou des ventes à crédit selon les seuils validés par le DPFC et le Directeur Marketing et Commercial (DMC), puis préparer la mise en demeure et transmettre le dossier au conseil juridique après validation de la Direction ; suivre la procédure jusqu’à sa clôture.

Rapprochement et rapportage
Rapprocher chaque mois les encaissements avec l’équipe Finance (lettrage des paiements reçus) pour disposer d’une situation à jour des factures en attente.

Produire un rapport mensuel pour le DPFC et le DMC : encours, balance âgée, montants encaissés, actions en cours, risquesidentifiés et créances à provisionner ou à passer en perte, avec justificatifs.

Alerter le DPFC et le DMC sans attendre le rapport mensuel dès qu’un client présente un risque sérieux de non-paiement.

Intégrité et confidentialité
N’encaisser aucun paiement en espèces ni à titre personnel : tout règlement se fait par virement ou chèque au nom de MSM.
Protéger la confidentialité des données des clients et des patients figurant sur les factures et pièces de prise en charge.
Signaler sans délai toute anomalie ou suspicion de fraude, conformément aux politiques de MSM et de MSI.

Bac + 2 minimum en gestion, comptabilité ou finance ; Bac + 3 souhaité.

Au moins 2 ans d’expérience en recouvrement de créances, idéalement auprès d’entreprises clientes ou d’assureurs.

Bonne connaissance du droit commercial malgache et des procédures de recouvrement amiable et contentieux.

Maîtrise d’Excel (tableaux croisés dynamiques, balance âgée) et d’un logiciel comptable.

Excellente expression orale et écrite en français ; malgache courant.

Sens de la négociation, fermeté et diplomatie : sait tenir une position face à un débiteur sans dégrader la relation.

Sang-froid et aisance dans les situations conflictuelles.

Rigueur et organisation dans le suivi et la traçabilité des dossiers.

Engagement aux valeurs MSI/MSM : pro-choix, redevabilité, intégrité et proactivité